Alexandre Diard Document établi par l’employeur, le registre unique du personnel assure clairement et en toute transparence les différents emplois au sein de chaque établissement ou chaque entreprise. Ce document comporte des mentions obligatoires qui sont conservées pendant 5 ans à partir du moment où l’employé a quitté l’entreprise. Retour sur ce document obligatoire, quel que soit le nombre d’effectifs dans l’entreprise.
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Le registre du personnel : c’est quoi
Selon l’article L.1221-13 du Code du travail, tout employeur a l’obligation de tenir à jour un registre unique du personnel, à l’image de n’importe quel registre en lien avec les conditions du travail ou encore le registre du CSE (comité social et économique).
L’inscription des prénoms et noms des salariés s’effectue par ordre chronologique des embauches.
Il existe toutefois deux exceptions à cette obligation de tenue de registre unique du personnel :
- Les associations qui ont recours au chèque-emploi associatif dans le cadre d’une embauche et pour la gestion des salariés ;
- Les particuliers employeurs : ce sont des personnes qui emploient un salarié, soit à leur domicile privé, soit proche de celui-ci (exemple d’une garde d’enfant pour une assistante maternelle).
Le registre unique du personnel est un document majeur qui recense un grand nombre de renseignements sur chaque salarié. Son but est de garantir une totale transparence des emplois au sein de l’entreprise.
Le registre unique du personnel : qui est concerné ?
Le registre unique du personnel comporte toutes les informations du salarié, quel que soit son statut dans l’entreprise (CDD, CDI, Intérim, contrat d’apprentissage, contrat de professionnalisation, etc.).
Ce registre concerne autant les salariés en poste que les stagiaires ou encore les travailleurs en service civique.
Qui peut accéder au registre unique du personnel ?
Selon l’article L.1221-15 du Code du travail, le registre unique du travail doit être tenu à disposition du personnel du CSE, mais également des différents agents de l’État en charge de l’application du Code du travail ainsi que du Code de la Sécurité Sociale.
On pense notamment aux inspecteurs du travail et aux agents de l’URSSAF.
Le registre unique du personnel doit être accessible sur demande par tous les membres du CSE. S’il y a litige, il peut être décidé d’une consultation des entrées et sorties du personnel enregistré dans le registre unique du personnel.
Qui des salariés ?
Selon l’application du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données personnelles), tout salarié et tout employé peut demander à accéder au registre unique du personnel.
Registre du personnel : sanctions pénales en cas de non-respect
En cas de contrôle, l’employeur doit pouvoir fournir un registre du personnel à jour. Si, au moment de la présentation du registre, des mentions s’avèrent manquantes, incomplètes ou erronées, l’employeur peut obtenir une sanction (art. T1228-7 du Code du travail).
Une amende de niveau 4e classe, avec un montant pouvant aller jusqu’à 750 € pour les personnes physiques et 3750 € pour les personnes morales, peut alors être décidée.
L’amende est appliquée autant de fois qu’il y a des salariés qui se retrouvent dans des conditions susceptibles d’être sanctionnées.
À noter que ne pas tenir un registre unique du personnel à disposition des agents et inspecteurs de travail dans l’entreprise qui emploie des salariés représente un délit d’entrave à l’exercice des fonctions desdits agents (arrêt de la Cour de cassation, 31/01/2012).
Quels salariés doivent figurer sur le registre du personnel ?
Le registre unique du personnel concerne tous les travailleurs de l’entreprise, même les travailleurs et employés qui sont mis à disposition par les entreprises de travail temporaire (agences d’Intérim) et les travailleurs à domicile.
Au même titre que n’importe quel employé, le travailleur étranger figure également sur le registre unique du personnel. Il faut alors intégrer une copie des déclarations de détachement au registre unique du personnel (art. R. 1263-3, R. 1263-4 et R.1263-6 du Code du travail).
Les stagiaires sont aussi concernés par le registre unique du personnel. Leurs noms et prénoms, enregistrés dans l’ordre chronologique des embauches, sont inscrits dans une partie spécifique du registre du personnel.
Pour chaque stagiaire, on retrouve les informations complémentaires suivantes :
- Nom et prénom du stagiaire ;
- Date et de début et fin de stage ou période de formation si le stage s’effectue en milieu professionnel ;
- Nom et prénom du tuteur et lieu de présence du stagiaire.
Comment construire un registre du personnel ?
Il n’existe pas de modèle unique pour la rédaction du registre du personnel. Si certains employeurs choisissent d’utiliser un support papier, d’autres préfèrent se tourner vers un support informatique, plus ergonomique, plus fluide.
Dans le cas du traitement par voie informatique, celui-ci doit être déclaré à la CNIL (Commission nationale informatique des libertés) en vertu des conditions fixées par la Délibération CNIL N° 2004-097 du 04/12/2004.
Quelles informations doivent figurer sur un registre du personnel ?
Pour vous assurer d’éditer un registre unique du personnel dans les règles de l’art, vous devez inscrire des mentions dites obligatoires. Ces mentions permettent une identification rapide du salarié ou du stagiaire.
Voici les mentions majeures à annoter :
- Nom et prénom du salarié ;
- Nationalité ;
- Date de naissance ;
- Sexe ;
- Titre autorisant l’exercice d’une activité salariée pour les travailleurs étrangers ;
- Mention « contrat à durée déterminée » pour les salariés titulaires d’un CDD ;
- Mention « salarié temporaire » pour les employés temporaires + nom et adresse de l’entreprise de travail temporaire ;
- Mention « mis à disposition par un groupement d’employeurs » pour les travailleurs dans cette situation ;
- Mention « salarié à temps partiel » pour les employés dans ce cas ;
- Mention « apprenti » ou « en contrat de professionnalisation » pour les jeunes salariés titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation.
Mais le registre unique du personnel doit également répertorier des renseignements à propos de la fonction exercée pour chaque employé :
- Emploi dans l’entreprise ;
- Qualification ;
- Date d’entrée et de sortie de l’entreprise ou période de formation ;
- Date d’autorisation d’embauche (ou de demande d’embauche) si besoin.
Les obligations d’affichage
L’obligation d’affichage de l’employeur au regard du registre unique du personnel concerne toutes les entreprises.
On retrouve ainsi les éléments suivants :
- Les coordonnées de l’inspection du travail compétente ;
- Le service d’accueil téléphonique ;
- Les coordonnées d’une médecine du travail ;
- Les consignes de sécurité, d’incendie et d’avertissement sur les zones de danger en entreprise ;
- Les jours et les horaires de travail hebdomadaires ainsi que les jours de repos collectifs ;
- L’interdiction de fumer et vapoter dans les locaux de l’entreprise ;
- Le DUER (Document unique d’évaluation des risques professionnels) ;
- Les panneaux d’affichage syndical.
Si votre entreprise possède plus de 50 salariés, de nouvelles informations relatives au contenu de l’accord de participations doivent être ajoutées.
Et si certains documents ne sont aujourd’hui plus obligatoires en matière d’affichage, ils peuvent être communiqués et mis à dispositions des salariés et du CSE par d’autres moyens.
C’est notamment le cas pour les documents suivants :
- La référence pour une convention collective ou pour des accords spécifiques à l’établissement ;
- Des renseignements en lien avec l’égalité professionnelle et l’égalité salariale ;
- Des renseignements en rapport avec les congés payés ;
- Des dispositions pénales qui concernent le harcèlement moral et le harcèlement sexuel en entreprise ;
- Les dispositions légales et pénales en lien avec la lutte contre la discrimination à l’embauche.
L’employeur peut, s’il en émet le souhait, consigner d’autres renseignements dans ce registre unique du personnel. Ceci a pour but de faciliter l’accès, la consultation et la conservation des informations.
Par exemple, on peut retrouver :
- Un registre unique de sécurité : ensemble de documents de contrôle et de vérification imposés par la législation en matière de sécurité et santé ;
- Un registre des accidents bénins non déclarés : ce document remplace la déclaration des accidents qui n’entrainent pas d’arrêt de travail ni de soins médicaux ;
- Un registre des alertes en matière de santé publique et environnementale.
Enfin, si le registre unique du personnel doit permettre une entière transparence sur les emplois au sein de l’entreprise, il doit aussi compiler les informations sur les orientations économiques et sociales de ladite entreprise (quand celle-ci emploie plus de 50 salariés).
Différentes mentions concernant la taille de l’entreprise peuvent alors apparaitre dans ce document essentiel :
- L’investissement social : évolution de l’effectif par âge, par ancienneté, par catégorie professionnelle, etc.
- L’investissement matériel et immatériel : actifs nets, dépenses R&D ;
- Égalité entre hommes et femmes : analyse sur la situation concernant l’embauche, la rémunération, la formation ;
- Le montant des fonds propres, le taux d’endettement de l’entreprise ;
- La rémunération des salariés des actionnaires, des salariés et des dirigeants ;
- Les diverses activités sociales et culturelles.
Dématérialisation du registre du personnel
Le choix d’un support informatique en remplacement d’un support papier est un plus non négligeable dans la tenue du registre unique du personnel.
Cependant, ce nouveau support doit avoir été consulté au préalable par le comité d’entreprise ou, à défaut, par les représentants du personnel.
La mise en place d’une dématérialisation du registre unique du personnel peut se faire à condition de respecter certains points :
- Une présentation des mentions concernant les salariés par ordre chronologie d’embauche ;
- Une mise à jour immédiate concernant les mentions relatives à l’embauche du salarié ou d’un changement de situation ;
- L’adjonction de mentions correctives obligatoires.
Avec la dématérialisation du registre du personnel, tous les salariés et actionnaires de l’entreprise peuvent avoir accès en temps réel aux différents éléments qui les concernent :
- Date d’embauche ;
- Date de mutation vers un autre établissement ;
- Date du changement de la nature du contrat avec changements des droits ;
- Date du changement des conditions du salarié en rapport avec les obligations de l’employeur.
Cette digitalisation du registre unique du personnel est une solution d’avenir qui assure une vraie centralisation de l’ensemble des données salariées. Cela facilite grandement l’édition du registre du personnel tout en sécurisant les données des salariés et actionnaires.
