Alexandre Diard En cette période de confinement, les réunions d’équipe en télétravail sont de rigueur pour beaucoup d’entre nous. Pour de nombreux salariés et travailleurs indépendants, plus question de se réunir dans les locaux de l’entreprise ou dans les espaces de coworking habituels ! Travailler chez soi fait désormais partie du quotidien : effectuer des rendez-vous professionnels virtuels est indispensable pour maintenir une activité professionnelle productive. Saviez-vous que, selon l’Insee, 11 % des cadres déclarent déjà travailler à distance avant la mise en place des mesures spécifiques liées au Covid-19 ? Depuis quelques années, le travail à domicile est fortement plébiscité, car il est un élément essentiel de la qualité de vie au travail. Le Code du Travail a même été réformé par les ordonnances Macron de 2017 pour favoriser le recours au télétravail. Il doit être mis en place dans le cadre d’un accord collectif ou d’une charte, validés par le comité social et économique, où en sont précisées les modalités des droits et des obligations du travailleur comme de l’employeur. Cette pratique se généralise d’autant plus aujourd’hui. C’est un nouveau modèle d’organisation du travail qui émerge, faisant aussi évoluer en profondeur les rôles de chacun et les modes de travail collaboratif à distance.
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Assurez le fonctionnement du matériel informatique
En droit du travail, le télétravail doit porter sur des tâches qui auraient pu être effectuées dans les locaux de l’employeur durant les jours de semaine et pour lesquelles l’utilisation des TIC (technologies de l’information et de la communication) est incontournable. Car c’est bien installé devant son ordinateur que tout cela se passe ! Le bon fonctionnement du matériel informatique est donc un prérequis obligatoire pour pouvoir travailler chez soi. Plusieurs outils de visioconférence en ligne permettent aujourd’hui d’organiser une réunion productive en télétravail. Pour marier télétravail et réunion professionnelle, il faut donc apporter une attention particulière à la logistique multimédia.
Préparez votre réunion à distance 15 minutes à l’avance et mettez ce temps à profit pour :
- Vérifier votre connexion au réseau wifi et votre accès au site web choisi pour la visioconférence ;
- Tester le micro et la vidéo afin de vous assurer que le son et l’image fonctionnent bien ;
- Prévoir le transfert de fichiers éventuels pendant la réunion en ouvrant le logiciel ou la page web qui vous permet d’ouvrir rapidement les dossiers partagés.
- Gardez votre téléphone allumé et chargé afin de rester joignable en cas de problème.
Vous éviterez ainsi de faire prendre du temps à vos collaborateurs en cas de problème technique qui aurait pu être anticipé.
Partagez le sujet de la réunion pour la préparation
Le travail collaboratif en visioconférence peut prendre plusieurs formes :
- Des rendez-vous virtuels ponctuels ou réguliers ;
- Des réunions d’équipe hebdomadaires ;
- Des points d’avancement avec les managers ;
- Des moments d’échanges informels entre collaborateurs ;
- etc.
Quel qu’en soit le format, ces réunions doivent être productives ! Il faut absolument éviter de perdre du temps avec des interactions qui se transforment en conversations secondaires ou hors sujet. Pour cela, bien préparer le sujet et le déroulé de la réunion en amont est essentiel à sa réussite. Il convient de partager l’objet de la réunion avec ses collaborateurs à l’avance, et d’être très clair sur les étapes prévues. Voici quelques-unes de nos meilleures astuces pour une préparation optimale de la réunion en télétravail :
- Définissez un ordre du jour clair ;
- Déterminer l’objectif de la réunion ;
- Préparez les documents dont vous avez besoin ;
- Notez les questions à poser et leurs destinataires précis.
Maintenez la vidéo : garde le contact et pousse à la concentration
Pour que la réunion en télétravail ressemble le plus possible à une réunion qui se déroulerait sur le lieu de travail, il faut maintenir la vidéo comme support de votre rendez-vous virtuel. C’est un outil digital de rapprochement entre les collaborateurs qui permet également de lutter contre les risques d’isolement social en télétravail. La vidéo permet de préserver le lien social dans l’entreprise, elle maintient les relations humaines, qui sont à la base d’une bonne coopération à distance. De plus, on n’agit pas de la même façon lors d’une conférence téléphonique que dans une visioconférence ! Une réunion d’équipe en visioconférence pousse à la concentration de par son mode d’animation interactive. En effet, une réunion vidéo bien menée facilite la participation de tous les collaborateurs à travers par exemple le partage d’écrans, les chats en live, les post-it numériques, les votes en ligne, etc. Les salariés peuvent échanger en direct et de visu, ce qui les incite à coopérer plus efficacement et plus facilement. La vidéo est donc un élément essentiel de la productivité de la collaboration à distance : maintenez la visioconférence dans toutes vos réunions en télétravail.
Favorisez les échanges et les questionnements
Si vous organisez une réunion en télétravail, veillez à ce que les télétravailleurs puissent y contribuer activement. À distance, les échanges sont la clé de la productivité. Nous vous apportons ci-dessous quelques pistes pour favoriser les interactions et les questionnements de vos collaborateurs :
- Prévoyez des temps de questions-réponses dans vos prises de parole ;
- Incitez-les à exprimer leurs besoins ou leurs incompréhensions ;
- Partagez vos ressentis de façon calme et constructive ;
- Demandez leurs avis et leurs retours sur les actions effectuées en commun ;
- N’oubliez pas de souligner les efforts réalisés par vos collègues, quelle que soit leur position hiérarchique.
De manière générale, gardez toujours à l’esprit que les non-dits peuvent prendre de l’ampleur lorsque l’on travaille à distance : tout le langage non verbal doit être dit ou écrit afin que la communication soit productive.
Appliquez un délai à la réunion
La dernière astuce, et non des moindres, pour garantir une parfaite alliance entre réunion et télétravail : veillez à tenir les délais de vos réunions à distance. Fixez des plages horaires fixes durant lesquelles les échanges ont lieu et clôturez-les avec un plan d’action partagé. La gestion du temps et le respect des horaires sont au cœur de la réunion à distance réussie :
- respecter votre ordre du jour ;
- répartissez les rôles de façon à ce que chaque participant soit impliqué ;
- partagez l’objectif de la réunion dès le départ avec clarté ;
- résumez les solutions à la fin de la réunion.
De façon générale, essayez de ne pas dépasser un délai d’une heure pour votre réunion en télétravail, avec un maximum de sept télétravailleurs en simultané.
En résumé, le télétravail est une opportunité de réinventer nos façons de travailler de manière flexible et collaborative. Offrant un meilleur équilibre entre vie privée et vie professionnelle, le travail à domicile permet de diminuer l’absentéisme en entreprise et de contribuer à la santé et à la sécurité au travail. Il faut noter que la mise en place du télétravail doit s’effectuer à l’aide d’un accord-cadre écrit entre l’employeur et le salarié : un accord national interprofessionnel, une convention collective, un accord d’entreprise ou encore un simple accord employeur/salarié sur la base du volontariat.
Toutes les modalités légales de sa mise en œuvre — notamment en ce qui concerne le contrôle du temps de travail, les plages horaires d’exécution du travail à distance, les arrêts maladies ou les dispositions à prendre en cas d’accident du travail — doivent être précisées. Au-delà de ces aspects, les managers et les télétravailleurs du secteur privé, comme de la fonction publique, se trouvent face à une même problématique : rester productifs en travaillant à distance. En ces temps confinés, nous espérons que nos cinq astuces vous aident à mieux organiser vos réunions nomades.
Vous équipez des bons outils et vérifier le matériel pour les réunions à distance n’est pas toujours suffisant. En effet, un autre bon outil pour le travail à distance est tout simplement, le SIRH : ce dernier vous permet de gérer et planifier les réunions en fonction des disponibilités de chacun car vous aurez accès au planning de vos collaborateurs pour fixer les réunions aux bonnes dates. De plus, le Socle RH vous donne accès à un centre de notifications qui alertera les personnes concernées, vous ne raterez plus aucune information !
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