Une solution SIRH sécurisée et 100% ouverte

Le déploiement d’un socle SIRH (système d’information des ressources humaines) au sein d’une entreprise, qu’elle soit grande entreprise, PME ou ETI, est une stratégie judicieuse pour votre métier. C’est d’un partenariat renforcé entre la DRH et la DSI que le SIRH est né, celui-ci est donc spécialement conçu pour satisfaire la DSI et prendre en compte leurs contraintes.

L’outil SIRH permet de superviser et monitorer les bases de données RH en toute simplicité. Grâce à sa configuration interne et ses paramétrage conçus pour assurer une sécurité informatique, il participe à la mise en place d’une politique de sécurité et de protection des données. Adapté à la gestion des données sensibles (informations personnels, tableaux de bord, plans stratégiques, écritures comptables, reportings et bilans financiers, etc.), le SIRH assure aussi leur traçabilité.

La DSI a pour objectif de définir et de déployer un système d’information efficace pour appuyer les équipes métiers. Le SIRH répond précisément à ces problématiques car c’est un outil qui permet la fluidification du flux de données et l’unification du système d’information RH.

La digitalisation des modes de travail a permis d’introduire de nouveaux outils dans de nombreux secteurs professionnels. Elle introduit une véritable mutation dans les modes d’organisation et de fonctionnement des entreprises et s’impose comme l’une des leurs priorités. Ces mutations numériques innovent notamment les systèmes d’information des entreprises et nécessite un accompagnement particulièrement attentif car le SI est un élément central d‘une organisation.

Cette transformation digitale touche de près le secteur des Ressources Humaines : automatisation et dématérialisation des processus RH s’impose petit à petit comme la nouvelle norme. On note ainsi une croissance massive du marché des logiciels RH et SIRH avec une valorisation estimée à 3,4 milliards d’euros pour 2021.

Naturellement, cette arrivée massive de nouveaux logiciels RH sur le marché, avec des fonctionnalités extrêmement variées (Paie, Congés, Temps et Activités, Recrutement, Formation, etc.) nécessite un savant partenariat entre la fonction des Ressources Humaines et la Direction du système d’information. De fait, face à la vague de digitalisation du service RH et le rapprochement entre les plateformes ERP et RH, les systèmes d’information RH des entreprises peuvent rapidement être saturés si les entreprises n’est pas équipée pour gérer l’implémentation de solutions logicielles RH au sein de leur SI. Les responsables RH ne possèdent pas toutes les clés suffisantes pour faire face à toutes ces nouvelles innovations technologiques, cela nécessite également des compétences propres aux responsables de l’informatique au sein d’une entreprise. Pour commencer, le choix même du SIRH doit être un processus qui implique directement la DSI car ce service sera en mesure d’orienter la décision selon son expertise technique, la veille technologique qu’elle aura opéré au préalable, ainsi que son intérêt direct dans la stratégie d’entreprise et l’assurance d’un ROI effectif.

Le marché des logiciels RH est en pleine croissance et une myriade d’outils RH s’offre actuellement à la fonction RH. De fait, on trouve désormais des outils de gestion RH dédiés à la gestion des congés et absences, la gestion des notes de frais, la gestion de la paie, la gestion du temps et des plannings. De plus, émergent aussi des outils de gestion des talents tels que des logiciels de gestion des recrutements, de gestion des formations, de gestion des compétences, de gestion des rémunérations, ou encore de gestion des carrières et de mobilité interne.

Toutefois, et au risque de créer un SI éparse à la navigation confuse et difficile, il est crucial que les entreprises instaurent une plate-forme commune qui connecte tous ces logiciels RH entre eux. Aussi, les directeurs des systèmes d’information ont tout intérêt à investir dans le SIRH puisqu’il permet d’unifier ces outils de la GRH autour d’un seul socle commun grâce à son interface connective et ses smart connecteurs intégrés. Il permet de centraliser et synchroniser les données et permet de construire un SI plus fluide et plus agréable pour l’utilisateur. Ce sont de réelles opportunités technologiques qui entrent donc au cœur des missions de la DSI. De fait, rappelons que sa fonction primordiale est tout d’abord stratégique puisque la DSI a pour mission de déployer un système d’information efficace pour appuyer les équipes métiers.

Le DSI recherche à unifier au maximum le système d’information de l’entreprise, il valorise avant tout la cohérence globale des plateformes informatiques mises en place dans l’entreprise, ainsi que de leur interopérabilité. Aussi, il est essentiel que le SIRH puisse s’adapter à l’infrastructure informatique déjà en place dans l’entreprise car la performance de la Direction des ressources humaines ne doit pas se faire au détriment des autres services et des plateformes informatiques qu’ils utilisent.

PeopleSpheres répond parfaitement à ces attentes puisqu’il peut s’incorporer avec n’importe quel système existant. C’est une qualité propre à notre SIRH qui a pu être développée grâce à un partenariat renforcé avec des experts en SI. Ainsi, PeopleSpheres offre une plateforme à l’architecture ouverte et modulable. Concrètement, l’API native de notre Socle SIRH permet d’unifier le SI de l’entreprise en intégrant par exemple des accès par SSO, toujours depuis le portail unique de notre socle, vers le CRM, l’ATS, l’outil de gestion de projet, l’outil de marketing automation… et toutes les autres ERP en place dans l’entreprise.

La solution en « SaaS » (Software as a Service) correspond à un modèle de distribution de logiciel à travers le Cloud. À l’inverse des solutions dites « Sur Site » (ou « On site »), qui correspondent quant à elles à des logiciels en tant que Produit, l’infrastructure et les services du SaaS sont toutes hébergées par le Cloud et rendue accessible via internet.

Parmi les nombreux avantages de l’hébergement en mode SaaS, on trouve notamment les suivants :

• Les données sont stockées en externe sur des serveurs protégés et plus sécurisés que des serveurs internes traditionnels situés dans l’entreprise.
• Seules une connexion internet et un identifiant sont nécessaires pour accéder au logiciel en Saas : il est donc accessible de n’importe où et à tout moment.
• Les dépenses liées à l’installation, la maintenance et la mise à niveau sont moindres car, contrairement à un logiciel Sur Site, le logiciel SaaS ne nécessite pas d’investir dans le matériel informatique de l’entreprise.
• L’entretien du logiciel SaaS et ses mises à jour sont directement gérées par le prestataire.
• Les solutions en mode SaaS offrent davantage de flexibilité et peuvent être retirées à tout moment du système d’information de l’entreprise (elles sont généralement proposées sous forme d’abonnement mensuel ou annuel).
• Personnalisable et évolutif, le logiciel en SaaS assure une grande agilité aux entreprises,
  Il s’adapte également aux attentes du clients et celui-ci peut choisir parmi un panel d’applications, selon son budget et ses priorité

Concernant l’hébergement des données exploitées par le SIRH, le DSI peut être rassuré car nos serveurs cloud sont très ultra-sécurisés et de nombreux tests d’intrusion et de robustesse sont menés régulièrement. De plus, des sauvegardes chiffrées sont établies par heure et par semaine sur des serveurs hautement sécurisés basés à Paris et Dublin.

La demande pour des solutions en mode SaaS est très forte car les utilisateurs exigent de plus en plus de mobilité dans le paysage IT. Il devient primordial qu’ils puissent accéder à leurs informations professionnelles depuis n’importe où et à toute heure. Avec les progrès apportés par la nouvelle technologie et les changements profonds qu’elle introduit dans nos modes de vie, le collaborateur supporte de moins en moins d’être contraint à un poste de travail fixe et la mobilité devient une norme imposante dans les entreprises. Naturellement, cela pose de nouveaux défis à la DSI qui doit s’adapter à ces nouvelles habitudes et ces nouvelles exigences de la part du collaborateur mobile. Les technologies cloud apportent de nouvelles problématiques, notamment en termes d’hébergement et de sécurité des données, qui impacte directement les directeurs du système d’information.

Dans certains cas, on remarque notamment que les directions métier peuvent être tentées d’implémenter une solution SaaS sans faire au préalable à la DSI : le recours au SaaS peut donc représenter un risque de « désintermédiation » du DSI par rapport aux utilisateurs de l’entreprise. Or cette désintermédiation a des conséquences néfastes sur le SI global de l’entreprise : si elles ne sont pas attentivement choisies avec l’aide du DSI, il arrive que les solutions en SaaS délivrées par des fournisseurs externes n’adhèrent pas avec le SI en place. Cela va à l’encontre de l’objectif poursuivi par le DSI qui est justement de s’assurer de la cohérence globale du système d’information et de l’interopérabilité des outils installés. Ainsi, il est nécessaire que la DSI prenne les devants concernant la montée en puissance du SaaS et du cloud et qu’ils se positionnent comme des figures de référence. Face à l’émergence du mode SaaS, le DSI a donc un rôle essentiel à jouer.

Si la DSI a pour fonction d’introduire le matériel technologique nécessaire au bon fonctionnement de l’entreprise et de déployer un SI puissant pour appuyer les équipes métiers, elle poursuit également des objectifs axés sur la performance de ces équipes métiers. Son choix s’orientera donc principalement vers des outils qui permettent de créer un gain de performance et de productivité réel chez les équipes métiers.

Étant donné qu’il connecte tous les logiciels RH ensemble, le SIRH est aussi en mesure de recueillir dans chacun d’entre eux les informations et données clefs : toutes les informations concernant le capital humain et la gestion des ressources humaines seront récoltées et centralisées en quelques secondes par le SIRH. Avec ses smart connectors, le SIRH pourra ensuite faire circuler ces données vers le logiciel de Reporting RH. Véritable banque de données et d’indicateurs clés de performance, le logiciel Reporting permettra à l’entreprise d’utiliser les données numérique le plus stratégiquement possible et d’en tirer tous les bénéfices : tableaux de bords, indicateurs croisés, analytiques… toutes les fonctionnalités sont offertes au responsable RH afin qu’il mette en place le meilleur plan d’action et prévisionnel possible.

La gestion des données collaborateurs est particulièrement sensible car elle traite d’informations personnelles concernant les collaborateurs. Aussi, cette gestion est très encadrée par la loi et il est essentiel de respecter la réglementation en vigueur concernant les bases de données collaborateur en entreprise. En matière de réglementation, la RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) encadre le traitement des données personnelles sur le territoire de l’Union européenne et impose un certain nombre de contraintes aux entreprises. Le DSI est chargé de veiller à leur bon respect et de vérifier si les outils technologiques mis en place dans l’entreprise n’enfreignent pas les lois en vigueur. Le SIRH a été conçu en accord avec ce règlement et soumis aux obligations destinées à protéger les données personnelles des collaborateurs.

Le DSI pourra compter sur l’infrastructure du SIRH pour assurer le tri des données, l’accès protégé et personnalisé aux données, ainsi qu’une durée de conservation des données aux normes en vigueur. De fait, l’automatisation de ses processus et la main mise technologique, plutôt que manuelle, évite le risque d’erreur et d’oublis et évacue le risque de poursuites légales. A titre d’exemple, notre SIRH instaure un effacement de données (data deletion) automatique entièrement paramétrable. Si l’entreprise le souhaite, elle pourra configurer un workflow qui effacera automatiquement les données collaborateurs un certain délai après son départ.  S’il le souhaite, le responsable RH pourra également choisir d’en garder l’historique et les données seront alors sauvegardées de manière anonyme. Cet archivage est pratique pour alimenter ensuite les tableaux de bord et le bilan social RH.

Les impératifs de sécurité et de confidentialité sont au cœur des missions de la DSI. De plus, la DSI valorise également les solutions métiers qui permettent aux collaborateurs de travailler de manière efficace et cohérente. Cependant, ces deux impératifs, sécurité et UX collaborateur, peuvent entrer en contradiction puisque plus une solution est sécurisée, plus elle s’avère contraignante pour le collaborateur. Heureusement, PeopleSpheres a réfléchi à ces problématiques et s’offre comme un système d’information conçu pour conserver et garantir la sécurité des données, ainsi qu’un système d’information flexible et innovant pour répondre aux attentes des responsables RH.

La transformation digitale s’accompagne de nouveaux défis et parmi eux l’UX de la solution métier est importante. C’est notamment le rôle de la DSI de veiller à ce que l’entreprise implémente des applications métiers pensées pour l’expérience collaborateur. Celle-ci correspond au sentiment du collaborateur quand il utilise l’application : plus son expérience est positive, plus l’application a été conçue en prenant en compte sa navigation. L’expérience collaborateur est primordiale pour le DSI puisque l’innovation informatique n’existe que si elle est adoptée par les utilisateurs. De fait, le collaborateur recherche avant tout un système d’information qui lui facilite la vie pour atteindre ses objectifs métiers propres.

PeopleSpheres répond à ces problématiques puisqu’il propose une interface simple et facile d’utilisation, mais aussi performante et disponible depuis n’importe quel outil grâce à son hébergement en mode SaaS. En effet, PeopleSpheres est également un EXP (Employee Expérience Platform) : son écosystème digital est construit pour faciliter son utilisation pour le collaborateur. Dans un premier temps, il offre une plateforme unique qui connecte tous les logiciels RH existants de l’entreprise. La navigation entre les différents logiciels RH de son entreprise est donc moins contraignante. Avec le SSO, le collaborateur ne doit s’identifier qu’une seule fois et peut naviguer efficacement entre les divers logiciels RH connectés au socle. En quelques clics, le salarié peut désormais poser ses congés, consulter son emploi du temps, ou bien encore faire une demande de notes de frais.

En implémentant un SIRH, le DSI garantit donc une bonne expérience collaborateur vis-à-vis des outils IT internes, un avantage certain pour l’engagement collaborateur, la communication interne, et la marque employeur.

Le Shadow It est la hantise du DSI : il correspond au phénomène de contournement par certains collaborateurs des systèmes informatiques en place et validés par l’entreprise. Il émerge souvent quand les collaborateurs ne sont pas satisfaits des solutions de l’entreprise et décident donc d’installer leurs propres outils de travail, sans l’accord préalable du DSI, pour être plus rapides et pour communiquer plus vite. Mais, quand les collaborateurs utilisent des services et des fonctions de stockage et de partage d’information sans passer par la DSI, cela pose un problème concernant la sécurité et la confidentialité des données de l’entreprise. La DSI n’a alors plus de contrôle sur les informations qui circulent car elle n’est plus sous contrôle de l’organisation mais dans un espace personnel.

Pour éviter un tel phénomène, le SIRH PeopleSpheres est né d’un dialogue entre DSI, DRH, et collaborateurs : il a été conçu pour répondre aux challenges RH et optimiser leurs processus de gestion, mais également pour répondre aux exigences des collaborateurs qui souhaitent avant tout un SIRH fluide, facile de navigation, et à l’architecture ouverte.