Récupérer la TVA sur les frais d’hôtel : comment ça marche ?

Lors des déplacements professionnels des salariés d’une entreprise, quelle que soit la taille de celle-ci, les notes de frais peuvent représenter une certaine somme. On peut légitimement s’interroger sur la possibilité de récupérer la TVA sur ces différentes dépenses, notamment en ce qui concerne les frais d’hôtel.

Voici dans quelles conditions récupérer la TVA hôtel.

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Quel taux de TVA faut-il appliquer pour les frais d’hôtel ?

En fonction des différentes prestations hôtelières — que ce soit les frais de bouche et les frais d’hébergement — les taux de TVA en vigueur ne sont pas les mêmes.

À noter que les taux suivants s’appliquent uniquement sur le continent français (c’est-à-dire hors outre-mer et Corse).

Prestation hôtelière	Taux TVA
Location 1 nuit d’hôtel (ou autre type de proposition de logement)	Taux moyen de 10 %
Repas (petit-déjeuner inclus)	Taux moyen de 10 %
Achat de boisson alcoolisée	Taux de 20 %

Conditions de récupération de la TVA

En fonction de prestations de service fournies par l’hôtel, vos salariés, commerciaux et collaborateurs peuvent récupérer la TVA sur leurs achats et dépenses.

Règle générale

Le Code général des Impôts (annexe 2) s’avère explicite quant à la question de la récupération de la TVA. La TVA hôtelière n’est pas déductible quand il y a gratuité du service ou du bien en rapport avec la proposition du logement du personnel de l’entreprise ou des dirigeants.

Cette règle prévaut en règle générale sauf pour les catégories de personnel suivantes :

Les gardiens ;
Le personnel de surveillance ;
Le personnel de sécurité.

En théorie, il s’avère donc impossible de déduire la TVA concernant les frais d’hôtel, même si cela représente un poste de dépenses non négligeable pour les entreprises, surtout quand les salariés sont en déplacement professionnel.

Cas particuliers

Toutefois, comme pour toute règle, il existe des exceptions permettant ainsi à l’entreprise de récupérer une partie de la TVA.

Cela concerne 2 situations :

Au cas où l’hébergement est proposé par une personne extérieure à l’entreprise : fournisseur, client, prestataire, etc.
Quand la TVA s’applique sur les repas.

Ensuite, certaines conditions permettent également de bénéficier d’une déduction de la TVA hôtelière :

Les notes de frais hôtelières doivent être effectuées dans l’intérêt strict de l’entreprise. Ainsi, toutes les dépenses d’ordre personnel sont exclues de cette déduction.
Le salarié, le commercial ou le prestataire doit obligatoirement converser une facture qui mentionne la prestation en question ainsi que le montant de la TVA qui s’applique.
La facture de la prestation doit être émise au nom de l’entreprise. Le nom du dirigeant ni celui des salariés ne peut pas apparaitre.

Enfin, devant la pluralité de tous ces frais (frais de déplacement, frais d’hébergement, frais de repas), il n’est pas toujours aisé de savoir exactement ce qui peut être déduit ou pas. Voici des explications détaillées pour y voir plus clair.

Concernant les frais de repas

La TVA concernant les frais de repas peut être récupérée par l’entreprise dans des situations très précises.

En effet, il est indispensable que cela concerne le repas d’un collaborateur ou celui d’un dirigeant, un repas d’affaires avec un client ou encore un repas qui prend part lors d’une réunion entre employés de l’entreprise. Si le salarié a passé une nuit dans un hôtel pour des raisons professionnelles, il peut demander à déduire le prix de son petit-déjeuner.

Mais il importe que le prix de cette prestation hôtelière ainsi que le taux de TVA applicable soient clairement affichés et de manière distincte du tarif de la chambre sur la facturation.

Concernant les frais de déplacement

Pour tout déplacement professionnel qui entraine des frais de déplacement, la récupération de la TVA par l’entreprise s’effectue au cas par cas traditionnellement.

Pour mieux comprendre, voici un tableau récapitulatif concernant les frais de déplacement.

Frais déductibles	Frais non récupérables
Les dépenses de péage (autoroute)	Les dépenses de carburant concernant l’essence.
Les dépenses de carburant (Diesel) : ·80 % pour un véhicule pour particuliers ; ·100 % pour un véhicule type utilitaire.	Les frais de transport : train, avion, taxi, bateau, bus, etc.
	L’acquisition, la location ou encore l’entretien d’un véhicule de tourisme.
	L’achat ou la location d’une place de parking (en dehors du lieu de travail). Elle est déductible uniquement si le lieu de stationnement est réservé aux clients, aux membres du personnel de l’entreprise ou aux visiteurs.
	Les dépenses d’hôtel, d’appart-hôtel ou encore d’Airbnb.

La plupart des règles concernant la récupération ou la déduction de la TVA sur les frais d’hôtel s’appliquent aux frais d’hébergement remboursés au réel.

En cas de notes de frais au forfait, c’est le service général des impôts qui édicte les règles. Concrètement, si l’un de vos salariés bénéfice d’une somme forfaitaire dans le cadre de sa mission professionnelle, c’est l’URSSAF qui détermine si les indemnités en question représentent un avantage en nature ou pas (ce qui est le cas quand les montants versés au salarié s’avèrent supérieurs aux montants prévus par l’administration fiscale).

TVA hôtel : différents taux et modalités selon le pays

Si la réglementation s’avère relativement stricte concernant la déduction de la TVA en France en matière de notes de frais hôtelières, les autres pays européens proposent des taux différents.

Pour l’Espagne

En tant que contribuable français, l’entreprise peut récupérer la TVA de 10 % qui s’appliquent aux frais hôteliers uniquement si elle ne possède pas d’entreprise dans le pays.

Elle ne doit pas avoir effectuée de transactions qui impliquent un droit de remboursement non plus. Remarque : la TVA espagnole monte à 21 % tandis que le taux réduit est de 10 % en moyenne, voire 4 % sur certains produits.

Pour la Suisse

En Suisse, un taux spécial de 3,7 % s’applique sur chaque nuitée passée dans un établissement hôtelier. Pour déduire cette TVA des frais d’entreprise, il convient d’adresser un dossier de demande de récupération de la TVA auprès de l’administration fiscale.

Ce dossier de demande doit contenir les pièces suivantes :

Une preuve de l’immatriculation de l’entreprise comme contribuable français ;
Une déclaration de la TVA ;
Un RIB ;
L’ensemble des factures originales perçues.

Pour l’Allemagne

Le taux normal applicable aux prestations d’un établissement hôtelier en Allemagne s’élève dorénavant à 7 % (contre 19 % il y a quelques années). Cette TVA de frais professionnels peut être déduite suite à l’envoi d’un formulaire en ligne de demande de récupération.

En revanche, il est demandé que les frais professionnels concernés soient supérieurs au montant plancher de :

50 € pour une demande trimestrielle ou annuelle ;
400 € pour une demande annuelle ou plus longue.

L’administration germanique dispose d’un délai de 4 mois pour effectuer le remboursement des frais d’hôtel, à condition d’avoir fourni des factures détaillées en indiquant clairement la TVA allemande et le montant.

Comment simplifier la gestion des notes de frais d’hôtel ?

Devant la diversité des frais d’hôtel, il peut être particulièrement judicieux d’utiliser une application mobile ou un logiciel dédié pour faciliter la gestion de tous ces frais professionnels. C’est notamment le cas avec le logiciel de PeopleSpheres (voir « Note de frais ») qui offre une ergonomie et une utilisation simplifiées. Ce genre de logiciel spécifique révolutionne le quotidien des entreprises en facilitant la multitude des tâches en rapport avec la gestion des frais professionnels. De plus en plus de services de ressources humaines les choisissent afin de gagner du temps et de laisser chacun se focaliser sur le cœur de son métier : l’humain.

Les avantages évidents pour l’entreprise et pour les salariés d’une telle application ou d’un logiciel de gestion de notes de frais d’hôtel sont les suivants :

Une automatisation de la saisie des notes de frais : il suffit de prendre en photo son justificatif de dépense avec son téléphone ;
Une simplification de la validation : chaque note de frais est validée depuis n’importe quel terminal ;
Une dématérialisation des justificatifs : plus de risque de perte ou d’altération des justificatifs. Plus d’archivage physique donc un gain de place ;
Un gain de temps grâce à un processus plus fluide de la gestion des notes de frais ;
Une réelle maitrise des dépenses professionnelles avec une meilleure visibilité en temps réel.

On comprend devant la complexité de la gestion des notes de frais d’hôtel qu’un logiciel dédié simplifie les RH sans pour autant mobiliser beaucoup de ressources. Le logiciel de gestion de notes de frais d’hôtel (frais de déplacement, frais de repas, etc.) détecte immédiatement les différents taux de TVA sur les factures, y compris les éventuelles taxes de séjour.

Cette solution en ligne permet un gain de productivité évident grâce à l’automatisation de la gestion des notes de frais d’hôtels. Et une solution professionnelle pour faciliter le quotidien des collaborateurs, des comptables, des ressources humaines, du dirigeant comme du DAF.