Un outil de reporting RH puissant pour piloter votre activité

Vous avez la possibilité de faire remonter des informations de vos outils RH concernant différentes problématiques (gestion des compétences, gestion de la paie, gestion du temps, gestion administrative du personnel, gestion des talents etc…) dans le socle de façon à générer des rapports de données centralisées.

L’objectif du reporting RH est de montrer aux managers l’évolution des différents KPI (Key Performance Indicator) pour ne pas manquer un éventuel changement dans la stratégie de l’entreprise. Les KPI, ou indicateurs de performance, sont le nerf de tout tableau de bord RH. Ce sont les facteurs clés de la réussite d’une entreprise qui sont définis en fonction de leur taille, du secteur de l’entreprise, de la stratégie de cette dernière. Les KPI permettent de mieux communiquer sur le bilan social, d’évoluer en temps réel et d’identifier de nouveaux leviers de performance.

C’est un outil très utile notamment dans le suivi des recrutements, mesure de la performance RH, la gestion de la formation, la gestion des carrières ou encore pour prendre le pouls du climat social dans l’entreprise.

Cet outil de pilotage ultra efficace met à la disposition de la fonction RH des indicateurs pertinents :

• Des indicateurs de risque professionnel : taux d’accident du travail, gravité de l’accident, etc.
• Des indicateurs de mobilité : taux d’entrée, taux de sortie, ration de remplacement, turnover ;
• Des indicateurs d’intégration : départ, prolongation de stage ;
• Des indicateurs sociaux : type de contrats, taux de CDI et CDD dans l’entreprise ;
• Des indicateurs démographiques : âge moyen, pyramide des âges, ancienneté ;
• Des indicateurs concernant les rémunérations : masse salariale, heures supplémentaires, salaire médian.

Avec une telle diversité des indicateurs, les outils de reporting guident le directeur des ressources humaines dans ses décisions jusqu’à anticiper certains événements ou besoins futurs. Ces outils de pilotage permettent une véritable optimisation des processus RH.

Si les indicateurs clés de performance sont essentiels pour analyser rapidement la performance d’une entreprise et établir des plans d’actions stratégiques, ils ne sont pas toujours évidents à collecter. De fait, les données RH sont extrêmement nombreuses et leur suivi peut s’avérer complexe. La dématérialisation des processus RH a permis une première avancée particulièrement utile pour les responsables RH car ils n’ont plus à se référer à référer à des dossiers papiers, dont le risque de perte était notoirement plus élevé. Désormais, les données sont numérisées et leur traçabilité est facilitée.
Surtout, les dernières avancées technologiques avec l’apparition de logiciels RH spécialisés ont permis de faire un pas supplémentaire dans la gestion des données : fini les tableurs Excels, grâce au logiciel de Reporting RH, toutes les informations concernant les collaborateurs sont désormais centralisées sur une base de données protégée et sécurisée en respect des normes de la RGPD. Un gain de sécurité mais aussi d’efficacité car, contrairement au tableur Excel, les logiciels BI de Reporting ne limitent pas le nombre de données traitables, et n’oblige pas à saisir manuellement les datas.

Vous l’aurez compris, pour récolter en quelques clics tous les indicateurs RH d’une entreprise et les compiler rapidement, le SIRH (Système d’Information des Ressources humaines) est un allié indispensable !
Le socle SIRH est une plateforme connective qui permet à l’entreprise d’unifier son système. Autour d’une interface unique, le logiciel SIRH interconnecte tous les logiciels de gestion RH présents dans l’entreprise. C’est un outil essentiel pour faciliter la gestion d’entreprise. Disponible en mode SAAS, la plateforme RH de PeopleSpheres pousse l’inter-connectivité de ses logiciels au niveau supérieur : il peut automatiser des actions cross-modules et piloter des workflows automatiques ! Étant donné qu’il connecte tous les logiciels RH ensemble, il est donc capable d’aller recueillir dans chacun d’entre eux les informations et données clées. Logiciel de gestion de la paie, de gestion des plannings, de gestion des compétences, de gestion des talents, de gestion des congés et absences de gestion du temps, de gestion administrative du personnel… toutes les informations concernant le capital humain et la gestion des ressources humaines contenues dans ces logiciels RH seront récoltées et centralisées en quelques secondes par le SIRH. Avec ses smart connectors, le SIRH fera ensuite circuler ces données automatiquement vers le logiciel de Reporting RH. A noter que les connecteurs du SIRH sont conçus pour s’adapter à tout type de solutions logicielles. Si vous utilisez des solutions RH de fournisseurs différents, n’ayez donc pas d’inquiétude, vos données circuleront correctement et seront toutes transmises au logiciel de Reporting RH.
Bien sûr, grâce à son intelligence artificielle, le SIRH sera aussi en mesure de trier les informations recueillies. Par exemple, le SIRH pourra collecter les données d’un contrat de travail et les classer selon leur nature (informations administratives, données salariales, informations de postes).

Avec la solution logicielle de Reporting RH, le responsable RH a donc accès en quelques clics à une banque de données déjà prête et extrêmement vaste. Les indicateurs pertinents de l’entreprise pourront être visualisés dans leur globalité et le professionnel RH n’aura pas de mal à identifier les anomalies ou faiblesses de sa politique RH. Cette data visualisation lui permettra aussi d’élaborer des tableaux de bord complets et précis concernant la masse salariale. Climat social, taux moyen de rémunérations, taux d’absentéisme, taux de congés… toutes les données seront réunies par le logiciel Reporting RH pour l’aider à y voir le plus clair possible. Son aspect intuitif, à travers une barre de recherche intelligente et conçue pour comprendre efficacement les requêtes des gestionnaires RH, ajoute un gain de temps supplémentaire. Le logiciel de Reporting RH est donc un logiciel RH qui permet non seulement de faire gagner du temps aux managers RH, mais aussi d’augmenter sa productivité et de le guider dans sa prise de décision stratégique.

La gestion prévisionnelle est aussi largement avantagée par l’appui d’un outil tel que le logiciel de Reporting RH. De fait, il fournit au manager RH des analytiques clés sur lequel il pourra s’appuyer pour anticiper les changements au sein de l’entreprise. Par exemple, les indicateurs relatifs à l’âge de ses collaborateurs et la pyramide d’âge disponible sur la surface du logiciel de Reporting RH pourront aider le service RH à anticiper les départs à la retraite et les besoins en compétences, de formation et de recrutement.

Les processus de gestion des données sont des processus particulièrement encadrés par la loi et il est essentiel de respecter la réglementation en vigueur concernant les bases de données collaborateur en entreprise. De fait, la RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) protège les informations personnelles des collaborateurs. C’est pour cela que la fonction RH doit manipuler les données RH avec attention au risque d’enfreindre la loi. Le logiciel de Reporting RH est donc spécialement conçu pour assurer la confidentialité de ces données et son système est sécurisé et protégé contre d’éventuelles tentative de piratage ou de fraude.

En tant que logiciel BI (Business Intelligence), le logiciel de Reporting RH se doit d’offrir une structure qui permet d’analyser l’information et optimiser les décisions d’une entreprise. C’est réellement le cas puisqu’il s’avère être un outil clé pour la performance de l’entreprise en ce qu’il permet de révéler des indicateurs pertinents et déceler des faits alarmants, ce, afin d’aider les dirigeants dans le pilotage de l’entreprise. En offrant une vision ciblée et stratégique aux professionnels RH, à travers des tableaux de bords clairs et lisibles, le logiciel de Reporting RH guide le service RH dans sa prise de décision et dans la création d’analyses prédictives de la GRH. En effet, en analysant les données RH, les responsables RH pourront créer des idées prévisionnelles des divers éléments de la GRH (absences, effectifs, remplacements à effectuer, heures supplémentaires, etc.) Face à un à une mauvaise gestion apparente des départs et des remplacements, le responsable RH pourra analyser les indicateurs, comprendre ses erreurs et en tirer la leçon. A l’avenir, il sera aussi mieux équipé pour anticiper ces rotations du personnel et les besoins qui en découlent. De même, le logiciel Reporting RH est un allié phare du RH en terme de gestion prévisionnelle des budgets. Par exemple, en analysant les données concernant les besoins de recrutement, le RH pourra réaliser à l’avance ses budgets. La crédibilité est aussi renforcée pour le responsable RH car il montre qu’il peut lui aussi avoir un rôle stratégique à jouer dans l’entreprise. Avec ses tableaux de bords graphiques conçus pour faciliter la lecture, le RH pourra présenter aux preneurs de décisions des reportings percutants et parlants avec des feuilles de calcul précises et professionnelles.

La fonctionnalité Tableau de bord du logiciel de reporting RH offre au responsable RH une représentation visuelle et graphique des indicateurs clés. Cela lui permet d’afficher et d’analyser rapidement les données RH au sein d’un emplacement unique. Sur une seule feuille ou tableau, le responsable RH pourra ainsi synthétiser des informations contenues dans une grande base de donnée. Surtout, le service RH peut filtrer les données pour n’afficher que les éléments importants ou qui l’intéressent. Selon ses besoins, il pourra donc personnaliser le tableau de bord. De plus, la représentation visuelle des données pourra être alternée selon les goût du professionnel RH. De fait, il peut choisir de représenter ses reporting sous divers formes graphiques grâce à un choix considérable de graphiques pré-conçus : graphique linéaire, graphique de colonnes, diagramme à barres, diagramme à secteur, graphique à courbes… Les graphiques sont d’excellents moyens de visualiser les données et c’est un choix préférable pour le RH qui souhaite exposer ses problématiques aux autres services (DAF, DSI, DG) car la plupart des collaborateurs ne veulent pas parcourir des pages écrites de reporting. En utilisant la fonctionnalité graphique du logiciel, le responsable RH simplifiera donc la tâche à ses collaborateurs et permettra de rendre son étude plus lisible et plus accessible pour les autres services. De plus, la représentation graphique permet d’avoir un impact maximal sur son public.

On divise généralement la GRH en deux secteurs : les tâches administratives et les missions de gestion des talents et chaque secteur comprend un large type de mission. La gestion administrative regroupe gestion des bulletins de paie, notes de frais, la gestion des absences, ou encore la gestion du planning du collaborateur. Quant aux missions de Talent Management, on retrouve par exemple la gestion de la formation, des carrières, de la mobilité interne, ou encore des rémunérations. De fait, chaque type de mission génère un grand nombre de données internes. Si le responsable RH peut choisir d’analyser un type de données particulier en se concentrant par exemple sur les recrutements, il peut aussi avoir besoin de confronter divers types de données, émergents d’outils de gestion différents, entre elles. Grâce au logiciel de reporting RH, cela est rendu possible : avec des tableaux de bord croisés dynamiques ! Les indicateurs clés, venant de sources variées, pourront ainsi être croisé entre eux afin de créer des rapports sur un thème précis et obtenir toutes les informations concernant sa gestion dans l’entreprise. En croisant les indicateurs en quelques clics grâce au logiciel de Reporting RH, le manager RH sera en mesure de voir des corrélations entre divers indicateurs facilement, un atout crucial pour révéler les secrets de l’entreprise.

Le rôle de la DAF (Direction administrative et financières) est de réguler les dépenses de l’entreprise et réduire les surcoûts éventuels. La collecte des données de l’entreprise est nécessaire pour la DAF puisqu’elle lui permet d’analyser les actions des divers services et de cibler les axes stratégiques à améliorer. La production de reportings aident la DAF à la prise de décision, grâce à un contrôle et une prévision renforcée de l’activité et des résultats. Pour construire un reporting offrant une vue globale et complète de la situation de l’entreprise, une multitude de données est nécessaire. Hormis les données comptables, ou encore les données commerciales, les données RH intéressent aussi vivement la DAF. Coûts liés au recrutements, pertes dûes à un turnover trop élevé, mauvaise gestion des rémunérations… la politique RH et financière s’entrecroisent sur de nombreuses missions. Rapports, bilans analytiques, tableaux de bords, indicateurs croisés… la DAF peut donc elle aussi bénéficier des fonctionnalités du logiciel de Reporting RH pour faciliter sa gestion analytique.

À ce titre, l’automatisation de la collecte des données offerte par le logiciel de Reporting RH peut lui être très utile car il lui permet des remontées d’informations rapides de la part du service RH et un accès simplifié à l’ensemble des indicateurs clés de performance RH. La DAF pourra elle-même manipuler les données RH et croiser facilement les indicateurs qui l’intéresse afin de bénéficier d’analyses complexes pour répondre à ses problématiques financières. Indirectement, le logiciel de Reporting permet aussi à la DAF de réduire les dépenses de l’entreprise car en analysant sa gestion financière et les lacunes de sa politique RH sur l’année passée, le service des Ressources humaines sera en mesure d’anticiper un meilleur plan d’action qui bénéficiera naturellement au bilan financier.De plus, la communication interne entre la DRH et la DAF est facilitée par l’outil de reporting RH. Les tableaux de bords qui collectent, consolident et restituent les données traduisent la performance de l’entreprise et concernent aussi bien la DAF que la DRH. Ces deux services peuvent ainsi travailler ensemble plus facilement et s’unir afin de réorienter la stratégie de l’entreprise du mieux possible.

Parmi les indicateurs clés de la GRH, on trouve l’indice de QVT (Qualité de vie au travail). Celui-ci indique le niveau de bien-être des collaborateurs au sein de l’entreprise.
Des collaborateurs à l’aise au travail seront plus efficaces, de fait, de nombreuses études ont démontré que le bien-être amène à la productivité. La QVT a donc des répercussions directes sur la performance de l’entreprise. Auparavant limitée à la prévention des risques au travail, la QVT se divise désormais en divers facteurs. Parmi eux, on trouve notamment :
Les relations sociales et professionnelles (relations avec les collègues et la hiérarchie, reconnaissance envers les collaborateurs, communication interne, type de management, interactions dans l’entreprise, égalité des collaborateurs, etc.)
Nature des missions professionnelles (type de poste, variété des missions, intérêt et utilité des sujets traités pour le collaborateur, niveau de responsabilité, niveau des tâches dans l’entreprise, travail d’équipe ou individuel, outils à disposition, etc.)
Environnement physique (équipements, locaux, matériel mis à disposition des collaborateur, bruits, températures, etc.)
Développement professionnel (intégration, mobilité interne, évolution de carrière, rémunération, formation, montée en compétences, etc.)

Aujourd’hui, la QVT est plus que jamais sur le devant de la scène car la digitalisation permet à l’information de circuler vite et sans limite : une entreprise avec un mauvais climat social pourra rapidement se faire repérer et blacklisté par les talents potentiels. C’est donc un critère de choix pour le candidat et, s’il elle ne veut pas perdre des talents au profit de ses concurrentes, l’entreprise a tout intérêt à soigner son climat social.
La plateforme RH de PeopleSpheres offre aux collaborateurs spécialement conçu pour mesurer la QVT d’une entreprise. Avec son outil de sondage, il permet notamment aux collaborateur d’exprimer leur humeur. Ces données RH sont ensuite collectées et transmises au logiciel Reporting RH, et peuvent donc faire lieu d’analyse et de rapports RH. Les responsables peuvent mettre ces données en corrélation avec d’autres données afin de discerner leur impact potentiel. Par exemple, on considère aussi que des mouvements de personnel nombreux et un taux de turnover élevé dévoilent un climat social plutôt faible. En quelques clics, le manager RH pourra croiser ses données afin d’avoir une indication globale sur la santé sociale de l’entreprise et la prise en compte des besoins des salariés par l’entreprise. Il pourra notamment discerner les services les plus touchés et comprendre les raisons de départs de ses collaborateurs. Naturellement, il s’agira pour le responsable RH de mener des actions en vigueur afin de repérer les collaborateurs et services à risques et y améliorer le dialogue pour éviter les départs.

De même, les reportings RH pourront être annonciateurs de problèmes encore peu visibles. Un tableau de bord donné pourra par exemple faire apparaître une diminution subtile dans l’engagement des collaborateurs. Or le désengagement dans le milieu professionnel est nocif pour les entreprises puisqu’il impacte la productivité, l’ambiance de travail, la marque employeur et sa performance économique dans son ensemble. Ainsi, les technologies analytiques aident la fonction RH à répéter des baisses subtiles et des signaux faibles afin d’anticiper une aggravation de la situation et prévenir une situation qui s’empire.

De même, les rapports créés par les RH peuvent être communiqués, non seulement aux autres directions, mais aussi aux collaborateurs eux-mêmes. C’est une bonne manière d’intégrer les collaborateurs dans la stratégie de l’entreprise et participe à la culture d’entreprise. De fait, les tableaux de bords permettent des représentations visuelles simplifiées à travers des graphiques et explicites des KPI RH. A l’aide de courbes, diagramme, ou colonnes, le collaborateur pourra saisir en un coup d’oeil les données concernant un thème précis, ses faiblesses et ses qualités. Âge moyen, égalité salariale, climat social… les reportings servent aussi à mettre en avant les bonnes nouvelles et les communiquer à toute l’entreprise !

Les talents représentent des collaborateurs, ou candidats, qualifiés, compétents et aptes à évoluer dans un monde professionnel toujours plus compétitif. Ils se distinguent des autres candidats grâce à leur esprit intelligent, réactif, et rapide à l’apprentissage. Généralement, ils s’adaptent vite à leur nouvel environnement de travail et font dès leur intégration preuves d’initiative et de leadership. Il est facile de comprendre pourquoi les entreprises cherchent autant à attirer et conserver ces talents : ce sont de véritables atouts pour la performance et la productivité de l’entreprise ! Naturellement, un pan de la gestion des Ressources humaines est dédié à la gestion des talents. Les responsables RH ont donc de grandes responsabilités car c’est un axe stratégique majeur, particulièrement dans des secteurs professionnels en pénurie de compétences. est de réussir à attirer et fidéliser les talents.
De fait, on peut comprendre l’apport stratégique de l’outil de Reporting RH : grâce à ses données collectées, il peut dévoiler le taux de rétention des talents, leur fidélisation et les facteurs liés à une stratégie de Talent Management en difficulté. Les données statistiques l’épauleront donc grandement pour identifier les lacunes de la GRH et mener en réponse, la stratégie adaptée avec l’analyse prédictive.

Si la saisie manuelle et chronophage des données n’est plus d’actualité grâce au logiciel de reporting RH, un autre avantage s’ajoute aussi pour la fonction RH : des paramètres personnalisables offrant filtres et seuils d’alertes. En effet, les paramétrages du logiciel de reporting RH permettent au RH de filtrer ses données afin de se concentrer sur un type précis de données RH (tranche d’âge, catégorie socioprofessionnelle, type de service, etc.). De plus, le manager RH peut aussi fixer des alertes pour recevoir des notifications et des alarmes dès que les seuils d’un indicateur donné sont dépassés.