Perte de productivité et d’engagement : Bientôt la fin du télétravail ?

Les discussions autour du télétravail, du travail en présentiel (au bureau) et du travail hybride continuent à animer les réunions, car il est véritablement question de productivité, de performance t de motivation des collaborateurs.

Qu’en est-il vraiment ? Peut-on associer travail à distance et productivité ? Quelles sont les problèmes soulevés par cette nouvelle approche du travail ? Et comment se dessine l’avenir du travail ?

Focus sur la question du télétravail et de la productivité.

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Introduction

Les débats sur la relation entre télétravail et l’engagement des salariés ainsi que sur leur productivité du travail continuent de faire rage en entreprise. Après la pandémie, cette nouvelle approche du télétravail semble s’installer durablement, mais elle est en forte croissance en comparaison avec ce qu’elle était avec la crise du Covid. D’après une étude de l’université de Stanford, le taux de travail à distance a tout simplement doublé en 15 ans et les chercheurs et statisticiens s’attendent à ce que cette croissance se poursuive à un rythme plus rapide en raison de l’explosion des nouvelles technologies.

Le télétravail en chiffres

Aperçu de l’adoption du télétravail

La répartition du travail en présentiel, en hybride et en télétravail se fait comme suit actuellement :

• 60 % des travailleurs sont présents en entreprise à temps plein. Ils ont tendance à être moins bien payés et occupent généralement des professions dans le commerce de détail, la sécurité, les voyages et la restauration.
• 30 % des employés sont des travailleurs hybrides. Ils sont généralement mieux payés et travaillent habituellement au bureau 2 à 3 jours par semaine.
• Les travailleurs à distance qui le sont à 100 % représentent la plus petite proportion des salariés, environ 10 à 11 % en moyenne.

Pour aller plus loin dans les données chiffrées, il faut comprendre que l’éducation représente le facteur le plus important pour déterminer si tel ou tel salarié a la possibilité de travailler depuis son domicile. En effet, un niveau d’éducation plus important est corrélé à une plus grande flexibilité pour le travail à domicile.

De même, les femmes et les hommes ont tendance à travailler à distance dans les proportions similaires, même si le désir des femmes de travailler à distance est plus important que celui des hommes.

De plus, les employés qui ont dans la trentaine et la quarantaine sont plus susceptibles de travailler chez eux par rapport aux autres groupes d’âge.

Enfin, ceux qui ont des enfants en bas âge sont également plus enclins à travailler à domicile.

D’après les travailleurs eux-mêmes, voici d’autres chiffres qui apportent un éclairage sur le rapport avec le télétravail :

• 63 % des femmes et 55 % des hommes déclarent se montrer productifs en télétravail.
• 51 % des salariés déclarent que travailler de manière asynchrone ou de fixer eux-mêmes leurs horaires contribue à leur productivité.
• 11 % se sentent plus productifs quand ils sont en présentiel lors des jours de forte activité.
• 33 % des travailleurs à distance se sentent moins productifs quand ils travaillent en collaboration que des travailleurs hybrides et des employés sur place.

Pour informations :

Aux États-Unis, les fonctionnaires représentent 15 % des travailleurs nationaux et ils déclarent en majorité que la plupart des tâches sont mieux accomplies sur place.

Corrélation entre télétravail, productivité et engagement

Est-ce que travailler depuis chez soi est-il synonyme de productivité ?

C’est d’abord une question de perception.

7 % des travailleurs pensaient que la productivité était plus forte en télétravail alors que les cadres pensaient que ce taux était plus faible, environ 32,5 %.

En règle générale, 10 % de la population estime qu’elle sera moins productive ou manquera d’engagement si elle doit travailler depuis chez elle.

Il est un fait que la productivité diminue en règle générale entre 10 et 20 % selon la nature du travail et les conditions de travail.

Mais pourquoi le télétravail réduit la productivité ?

Les éléments qui apparaissent pour expliquer ce phénomène sont les suivants :

• Des difficultés de communication et de coordination du travail ;
• Une dégradation des réseaux de communication ;
• Une diminution de la créativité en raison du travail multitâche (et non à cause de la concentration de la personne) ;
• Une diminution de l’apprentissage, du mentorat et du retour d’information ;
• Les difficultés pour se maitriser et pour se discipliner : les travailleurs passent plus de temps devant leur écran à faire des activités éloignées des activités professionnelles comme scroller sur les réseaux sociaux (75 %), faire des achats en ligne (70 %) ou encore regarder des séries ou des films (53 %), mais aussi faire des tâches ménagères (72 %), faire des courses (37 %).

Une notion importante qui explique la corrélation entre travail et engagement est la notion d’accomplissement et de plaisir.

Quand les travailleurs sont productifs, ils ont tendance à être plus heureux, plus investis, plus enclins à rester dans leur entreprise.

Et les performances et la possibilité d’apporter une contribution sont en totale corrélation avec le bonheur au travail.

Créer les conditions de la productivité

Cependant, les employeurs ont la possibilité de créer des conditions optimales pour la productivité en alignant le travail sur des niveaux de compétences.

Comment ?

• En confiant des tâches intéressantes aux employés ;
• En leur offrant des possibilités d’évolution professionnelle et de croissance ;
• En recrutant et en formant des dirigeants qui savent motiver ;
• En créant des équipes avec des relations satisfaisantes et agréables ;
• En veillant à l’équité et à l’inclusion.

Les défis du télétravail

Les challenges que propose le télétravail sont nombreux, mais pas insurmontables pour autant.

L’entreprise, la DRH, les managers et les collaborateurs eux-mêmes ont tous un rôle à jouer pour que cette approche du travail soit synonyme d’efficacité, d’engagement, de productivité et de performance économique.

Voici quelques défis à relever face au télétravail.

L’expérience du télétravail

Il est essentiel, en tant que dirigeant, que manager ou responsables des services RH de mettre tous les collaborateurs à niveau concernant cette question.

Si les collaborateurs ne se sentent pas à l’aise avec le travail distance, cela va créer un déséquilibre dans les équipes. Il y a ceux qui sont déjà habitués à cette approche et ceux qui vont être rapidement déstabilisés parce qu’ils perdront leurs repères habituels.

Il est important que tout le monde puisse s’exprimer librement sur la question, que tout le monde puisse poser ses questions ou demander de l’aide, des conseils.

Une réunion avec les collaborateurs permet d’identifier des éventuelles difficultés, des doutes, des interrogations, mais aussi de mettre en place de bonnes pratiques.

L’utilisation de la technologie

De même, tout le monde ne dispose pas d’un équipement technologique adapté pour faire du télétravail.

Mais il n’est pas important d’avoir ce qui se fait de mieux pour autant.

Ce qui compte, c’est avant tout :

• Voir une bonne qualité de son : même si l’image coupe de temps en temps, il est impératif que la qualité du son soit au rendez-vous, car il est difficile de comprendre votre interlocuteur quand le son est haché.
• Avoir une certaine qualité vidéo : si vous le pouvez, surveillez la qualité de votre son afin de gagner une expérience plus connectée et plus riche avec vos interlocuteurs.
• Mettre en place un espace de travail virtuel partagé (Google Doc, Dropbox, Notion, Asana, etc.) : les outils ne manquent pas pour utiliser en temps réel un fichier et fluidifier les échanges.

Le fonctionnement du travail

Le télétravail n’obéit pas aux mêmes règles que le travail en présentiel.

L’entreprise, le service des ressources humaines ou le manager doivent repenser la manière dont se structure le travail.

Le travail à domicile représente un véritable challenge dans le sens où le travailleur doit gérer 2 parties de sa vie dans un seul et seul et même endroit : sa vie personnelle et sa vie professionnelle.

Il est indispensable de se créer un espace de travail dédié et d’établir des rituels ou des routines qui vont séparer les moments où l’on est au travail et les autres.

Le manager ou le chef d’équipe peut aider à cette routine en instaurant un petit rendez-vous matinal quotidien pour expliquer la mission du jour.

Un point peut être fait en fin de journée, une ou deux fois par semaine pour savoir si tout se passe bien.

Ces échanges virtuels ne doivent pas remplacer totalement les échanges en présentiels, mais ils participent à la dynamique sociale de l’équipe.

Le décalage horaire

Quand on est une entreprise avec des équipes dispersées aux 4 coins du monde, le suivi du travail n’est pas toujours évident.

Il n’est pas rare de voir un membre de l’équipe commencer sa journée tandis qu’un autre se déconnecte.

Pour cela, les RH et les managers doivent planifier les projets et les tâches tout en diminuant les échanges par mail par exemple.

Des outils de gestion de projet comme Asana, Notion ou Trello permettent d’identifier les membres de l’équipe avec qui l’entreprise travaille actuellement.

Cela rationalise le processus de prise de décision.

Ces plateformes de gestion de travail permettent d’échanger et de partager les flux de travail et, finalement de rester sur la même longueur d’onde.

Enfin, planifiez une mise au point hebdomadaire auprès de toute l’équipe à un moment où tout le monde est connecté.

Les problèmes techniques occasionnels

Tout le monde ne dispose pas de même technologie et il est fréquent que la technologie en entreprise soit plus rapide et plus avancée que celle dont dispose le salarié chez lui.

Des problèmes techniques peuvent aussi apparaître : mauvaise connexion Internet, oubli d’un mot de passe, verrouillage d’un ordinateur par mégarde, compte indisponible à distance, etc.

L’entreprise doit veiller à ce que son équipe dispose du matériel adéquat pour assurer ses missions à distance.

De même, avoir un service d’assistance permet d’aider les travailleurs à distance en cas de problème.

Une bonne collaboration à distance

L’éloignement entre les collaborateurs ou avec la hiérarchie représente l’un des plus gros challenges pour l’entreprise.

Travailler sur même fichier quand on dispose du téléphone, de la vidéo ou d’une solution comme Zoom ou Teams n’est pas toujours facile tous les jours.

Avec un outil de collaboration à distance comme Google Doc ou Slack par exemple, vous pouvez communiquer à distance tout en conservant vos informations et vos données dans un espace sécurisé comme un Cloud sécurité.

Gérer les différences culturelles

Quand un manager doit gérer une équipe qui réside sur plusieurs continents, quand il doit gérer des équipes avec des personnes aux cultures différentes, il y a toujours un risque que des difficultés se greffent à l’organisation du travail.

Les normes culturelles et les attentes en matière de lieu du travail diffèrent d’une personne à une autre, d’un lieu à un autre.

Par exemple, travailler avec des collègues japonais est différent de la manière de travailler avec des Américains. Llà où le Japonais préfère une interaction en face à face, ce qui demande à être présent en entreprise, l’Américain confie des tâches discrètes aux employés qui disposent de l’autonomie pour les faire.

Comment y remédier ? Il faut définir des règles de base pour bien collaborer. Et comprendre les attentes, mais aussi les styles de communication peuvent s’avère très utile pour booster les compétences interpersonnelles et accomplir plus de tâches.

Les risques de sécurité

Évidemment, travailler à domicile n’est pas aussi sécurisé que travailler au sein de l’entreprise.

Les fuites de données, le piratage en ligne ou encore la violation externe sont autant de facteurs à surveiller de près.

Et il ne faut pas oublier que beaucoup de télétravailleurs utilisent souvent le même ordinateur ou téléphone pour leurs usages personnels et professionnels.

Cela entraine une exposition involontaire de leurs données.

La solution est de stocker les données et les fichiers de l’entreprise dans un espace sécurisé comme un Cloud et non sur un seul disque dur ou sur l’ordinateur.

Pour les télétravailleurs, il est recommandé d’utiliser un VPN pour se connecter aux données de l’entreprise, d’éviter les réseaux wifi publics et de soigner ses mots de passe.

Une authentification à deux acteurs et une authentification SSO sont aussi de bons réflexes à adopter en télétravail.

L’optimisation de la productivité

C’est aussi l’un des défis auquel doit faire face l’entreprise : la productivité.

Être chez soi et devoir travailler n’est pas toujours évident. Et il n’est pas rare qu’une tâche demandant 30 minutes se transforme en 1 heure si le temps n’est pas suivi.

La solution est de planifier des tâches journalières en avance et de suivre un planning de jour en jour.

Le télétravailleur note ce qu’il n’a eu le temps de faire ou le temps qui lui reste et se crée une sorte de tableau de bord personnalisé de a journée de travail.

Le manager ou le responsable RH peut lui concocter un document ad hoc.

Gérer l’isolement des télétravailleurs

Un être humain est un animal social.

Et quand on sait que 21 % des télétravailleurs se sentent isolés quand ils travaillent depuis leur domicile, on comprend qu’il est important de maintenir un lien social avec l’entreprise, avec les collègues.

Pour faire face à cela, le manager doit faire le point avec son équipe régulièrement.

Au-delà d’une conversation professionnelle ou d’une discussion sur l’avancée d’un projet, pourquoi ne pas prendre des nouvelles de chacun ?

Pourquoi ne pas envoyer des messages vidéo enregistrés pour favoriser la confiance entre les membres de l’équipe ?

Vers une nouvelle ère du travail ?

Réévaluation du modèle de télétravail

Le télétravail ouvre une nouvelle ère du travail.

Aujourd’hui, et encore plus depuis la pandémie, travailler depuis chez soi est devenu un réflexe pour beaucoup de travailleurs et le monde de l’entreprise doit s’adapter.

Une culture hybride du travail (présentiel/distanciel) est aujourd’hui perçue comme un compromis acceptable pour beaucoup de salariés qui y voient des avantages professionnels et personnels.

De plus, avec la nouvelle génération de travailleurs qui ont baigné dans la culture numérique depuis leur enfance, le travail ne revêt pas la même dimension que pour les autres générations.

En effet, les Millenials notamment ont cette culture du vivre pour travailler au lieu de travailler pour vivre.

Et avec une stagnation des salaires et un monde du travail précaire, beaucoup sont moins prompts à « sacrifier » leur vie sociale pour leur employeur.

Cette génération fait bouger les lignes sur le plan managérial qui doit proposer du temps de télétravail.

Le développement de la culture hybride progresse et intéresse de nombreuses entreprises notamment celles qui travaillent dans la Tech.

À l’image de Google qui propose d’organiser des réunions dans son cadre circulaire (les salariés en présentiel et en distanciel peuvent y participer), de Meta qui vise à prolonger sa politique de travail en « remote » ou encore Microsoft qui a adopté une culture du travail hybride, la manière de travailler n’est plus verticale ou hiérarchique.

Même si le « full remote » n’est pas la panacée en termes de productivité, d’engagement des salariés et de productivité pour l’entreprise, il semble qu’une culture hybride du travail séduise davantage.

Avec l’apparition des formules communautaires comme le coworking ou le coliving, les modes de travail sont désormais variés, modulables et flexibles.

Stratégies pour renforcer productivité et engagement

Voici quelques idées de stratégies à adopter pour renforcer la productivité et l’engagement des salariés quand on parle de télétravail.

Mettre en œuvre un plan de communication

La communication en entreprise est la clé du succès et de la productivité.

Il est essentiel que les télétravailleurs n’éprouvent pas la « fatigue » des réunions Zoom et autres liée à un excès de visioconférences.

Et cela commence par un plan de communication minutieux qui se fait selon plusieurs canaux de communications comme les plateformes de communication du type Slack, les mails et Whatsapp professionnel, ou encore des documents partagés.

Comment créer un vrai plan de communication pour le télétravail ?

1. Trouver un objectif de communication commun : toutes les communications doivent avoir ce même sujet en commun. Cela évite des réunions improductives et souvent inutiles.
2. Définir l’utilisation des bons canaux : décrire clairement quand, pourquoi et comment votre équipe doit utiliser chaque canal de communication. Les mails resteront pour les demandes non urgentes ou qui vont inclure des partenaires externes.
3. Intégrer de nouveaux talents : chaque nouveau collaborateur doit être ajouté dans le processus de communication.

Se montrer à l’affût des signes de désarroi

Pour renforcer l’engagement des salariés, en tant que manager, responsable des ressources humaines ou encore dirigeant, vous devez identifier les problèmes et les préoccupations des employés.

Prenez le temps de les observer, discutez avec eux et mettez à profit chaque occasion pour leur montrer que vous les soutenez et que vous êtes à leur écoute.

Fournir des outils adéquats

Pour que votre équipe reste productive et compétitive, pour qu’elle soit investie dans chaque mission, elle doit pouvoir télétravailler aussi bien que si elle était dans les locaux de l’entreprise.

Et cela se traduit par la mise à disposition de technologies adéquates avec des équipements efficaces : en plus du téléphone ou de l’ordinateur, un ensemble d’outils de collaboration permet à chacun de remplir ses fonctions à distance.

Encourager la concertation

Régulièrement, le chef d’équipe ou le manager doit établir un dialogue avec ses équipes.

Cette communication favorise l’implication au lieu de la compromettre. Et cela aide concrètement chacun à comprendre les décisions de l’entreprise.

Une véritable communication bilatérale, enfin, permet à chacun de s’exprimer et de gérer ses émotions tout en procurant un sentiment d’autonomie.

Montrer sa confiance

Avec le télétravail, les responsables et les managers perdent la visibilité qu’ils avaient sur leurs employés jusqu’ici.

Même si cela s’avère frustrant, cette démarche entraine la démobilisation et la lassitude des collaborateurs.

Au contraire, faites confiance à vos équipes, appuyez-vous sur des systèmes de gestion de performance pour vous rassurer le cas échéant.

Soigner les valeurs de l’entreprise

La marque employeur est un élément-clé pour attirer les nouveaux talents, mais aussi pour fidéliser ceux qui sont déjà présents.

Il est essentiel de montrer à vos employés les valeurs de l’entreprise, incarnez-les en adoptant des comportements appropriés.

Dans un monde de l’entreprise où l’égalité des chances, la parité hommes-femmes et la lutte contre les discriminations sont très présentes, faites preuve d’intransigeance en cas de comportements répréhensibles. Cela favorisera le bien-être des employés, qu’ils travaillent à distance ou qu’ils sont sur place.

Ce sentiment de sécurité psychologique évite que les télétravailleurs quittent le navire.

Prioriser le feedback

Enfin, une autre bonne stratégie pour éviter le désengagement des télétravailleurs et pour les « pousser » à s’investir et à donner le meilleur d’eux-mêmes est de savoir donner et recevoir du feedback.

La reconnaissance témoignée par la hiérarchie fait partie des 3 grands critères de satisfaction au travail. Et quand on sait que 63 % des employés en moyenne ont l’impression de ne pas être suffisamment entendu et compris, on comprend l’urgence d’apporter des retours approfondis à ses équipes en télétravail (et aussi à celles qui sont en présentiel).

Par email ou dans les commentaires sur les outils de communication, il faut souligner ce qui ne va pas afin de l’améliorer et surtout encourager quand le télétravailleur est sur la bonne voie et répond aux critères demandés.

Conclusion

Le télétravail induit de nombreux bouleversements dans la gestion et l’organisation du travail. La relation avec les employés est primordiale et doit être soignée pour que chacun se sente bien dans son travail, quel que soit son lieu de travail.