Les raisons de se défaire de vos tableaux Excel pour votre gestion RH

Intuitif, polyvalent, proposant de nombreuses fonctionnalités, le tableau Excel a fait les belles heures des services RH dans le cadre du traitement de données. Aujourd’hui, de nombreuses autres solutions permettent de gagner en fluidité et en rapidité, tout en interconnectant les données RH.

Voici pourquoi le tableau Excel va petit à petit laisser sa place à d’autres outils pour la gestion RH.

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Garantir la sécurisation de vos données

Outil très bien pensé pour le traitement des données, Excel était l’outil parfait associé aux services RH. « Était », car oui, Internet a su faire évoluer les choses.

Bien sûr, Excel n’est pas pour autant un outil à mettre aux oubliettes, mais il ne regroupe peut-être plus autant d’avantages que les nouveaux logiciels disponibles sur le marché pour la gestion RH.

L’un des soucis majeurs avec Excel est sa vulnérabilité.

En plus de toutes les manipulations que vous effectuez sur ce logiciel (vous supprimez, écrasez, effacez ou cassez le fichier Excel), il existe une faille de sécurité.

Concrètement, son usage par de multiples utilisateurs pose problème. Si le fichier Excel s’avère accessible sur un serveur, il est essentiel de garantir la sécurité et la confidentialité des informations contenues pour que l’utilisateur ait accès uniquement aux données souhaitées.

Or, avec Excel, c’est très contraignant et la mise en place de règles de sécurité est relativement lourde.

Il est essentiel, aujourd’hui, de garantir l’échange et la mise à jour des données.

Le but d’un fichier de données RH ne se limite pas uniquement à la consultation par le service RH lui-même, mais il doit devenir un outil qui aide les ressources humaines dans leur mission.

En rendant accessibles les données à chaque collaborateur, il est possible de recevoir en temps réel :

• Des retours de mises à jour : nouvelle formation, changement de situation, etc.
• De nouvelles données : résultats d’évaluation, aspirations des salariés, etc.

Avec un tableau Excel, les données textuelles ne sont pas bien traitées. Il suffit de copier-coller un signe comme le « = » dans une phrase et c’est tout le fichier qui est compromis.

De plus, il y a toujours le risque de jeter le fichier Excel à la corbeille sans faire exprès. Une mauvaise manipulation est vite arrivée, n’est-ce pas ?

Dans le meilleur des cas, la suppression peut être évitée, mais d’autres risquent sont bel et bien présents : problème technique avec votre ordinateur, écrasement du fichier qui contient la bonne version, oubli d’enregistrement, etc.

En centralisant un fichier RH dans un logiciel SIRH, vous évitez tous ces ennuis potentiels de suppression ou d’oubli d’enregistrement.

Avec un fichier intégré dans un SIRH, vos données RH sont sécurisées puisque le logiciel différencie les accès à certaines informations selon les responsabilités de chaque collaborateur.

Optimisez la gestion de vos Ressources Humaines

Même si le tableau Excel permet de gérer certaines données RH, l’ajout de nouvelles données s’avère parfois difficile.

Et la réponse à ce problème est simple : on utilise un autre logiciel de gestion de données.

Dès lors, les services RH se retrouvent avec plusieurs outils, dont un tableau Excel pour les données qui concernent le personnel, un calendrier partagé pour les congés, un serveur externe ou un drive pour le partage des documents.

Excel est indiscutablement un très bon outil pour piloter des données brutes ainsi que d’autres données chiffrées.

Mais le métier de RH en 2021 est désormais beaucoup plus large que cela. Et ce pilotage nécessite des outils adaptés et performants, intuitifs et réactifs pour annoter les entretiens annuels, les évolutions de carrière, les informations, la gestion des candidatures, etc.

Un tableau Excel n’est pas adapté pour d’autres tâches, car les cases du tableau Excel sont trop petites pour inscrire le texte nécessaire à chaque mission. La solution d’alors était de relier un document Word à un fichier Excel, ce qui laissait à désirer sur l’efficacité et la rapidité de rassembler les renseignements.

Excel n’est définitivement plus adapté au pilotage RH, car la donnée RH doit être accessible et disponible en temps réel, quasiment instantanément pour que les décisions stratégiques des entreprises soient le plus fluides possible.

Un tableau Excel ne peut gérer l’ensemble des tâches demandées aux RH actuelles. Parmi les raisons invoquées, on retrouve les suivantes :

• Création difficile de rapports ou de tableaux de bord RH sur des données variables comme la durée, la fréquence des congés, les motifs des absences, etc.
• Interactions multiples entre collaborateurs, le supérieur hiérarchique et le service RH ;
• Renseignements manquants en temps réel sur les congés planifiés ;
• Aucun processus de validation pour automatiser la gestion RH.

Avec un logiciel SIRH, vous optimisez la gestion de vos ressources humaines puisque vous centralisez un grand nombre de données via des tableaux de bord et une base de données unique.

Par exemple, des éléments variables concernant la paie des salariés sont générés automatiquement en prenant en compte l’enregistrement des notes de frais ou les absences. Il suffit alors de valider l’ensemble et l’envoyer au service comptabilité.

Cette alternative au traditionnel tableau Excel améliore l’expérience utilisateur sans avoir eu à suivre une formation spécifique en la matière.

La visualisation de vos données sera simplifiée

Un autre souci avec le tableau Excel est son absence de centralisation des données.

Dès lors, vous devez ouvrir plusieurs onglets et chacun contient différents fichiers, ce qui complexifie la tâche en matière d’accessibilité.

La consultation des données devient difficile, ardue. Et l’on sait qu’il suffit d’une seule mauvaise manipulation ou d’une erreur d’inattention pour entrainer des modifications qui font perdre du temps et de l’énergie.

Cette insécurité en matière de conservation et de visibilité des données ainsi qu’un manque évident de clarté sont de véritables obstacles aujourd’hui en RH.

Concrètement, la gestion des données RH est considérée comme délicate et risquée, les gestionnaires RH effectuent un travail qui leur prend du temps.

Les données RH participent largement aux décisions de l’entreprise. Et cela concerne aussi bien la gestion managériale, le respect du cadre légal, la politique de recrutement, les grilles de salaire ou encore la vie de l’entreprise au quotidien.

Même si le tableur Excel permet de visualiser des données, vous ne disposez pas d’une visualisation holistique et globale. Avec Excel, l’interprétation des données est plus laborieuse et longue.

Avec une solution SIRH, la visualisation est extrêmement lisible.

Sur le tableau de bord, vous bénéficiez automatiquement d’un recensement complet des données. Avec cette prise de hauteur immédiate, les RH et l’entreprise plus largement gagnent un temps certain dans la prise de décision en ce qui concerne ses stratégies.

Le diagnostic étant immédiat, le tableau de bord regroupe l’ensemble des données (climat social, finances RH, santé et sécurité au travail, prévisionnel RH) qui créent la différence entre une entreprise classique et une autre.

Exportez et partagez les informations de façon immédiate

Excel est non seulement un fichier de données, mais c’est aussi un tableau de bord. Toutefois, cet outil oblige à réaliser de nombreuses vérifications pour avoir un document final fiable et valable.

Mais en termes de communication, Excel reste à la traîne aujourd’hui : les collaborateurs ne peuvent pas accéder aux plannings, car des renseignements confidentiels ne l’autorisent pas.

Il faut alors créer de nouveaux onglets qui seront visibles qu’à un certain nombre de personnes, engendrant une nouvelle fois une réelle perte de temps.

Avec une solution ergonomique comme une plateforme SIRH, il est désormais possible de garantir la communication RH et de conserver toutes les données.

Dès lors, le partage et l’exportation des informations se font de manière instinctive, automatique, instantanée sauf pour autant prendre le risque de les voir disparaître.

Les solutions RH digitalisées disponibles sur le marché permettent de simplifier la mission des ressources humaines. Apportant indéniablement une réponse dynamique et proactive des données RH, elles offrent aussi une alternative pour la gestion d’autres aspects RH comme les notes de frais, les évaluations ou les congés.

Chaque salarié, chaque collaborateur peut avoir accès ces données et la circulation s’avère plus fluide, plus évidente grâce à un logiciel SIRH.