Les éléments essentiels à connaître sur le calcul du solde de tout compte

Étape incontournable lorsqu’un salarié quitte l’entreprise, le calcul du solde de tout compte (STC) peut sembler complexe. Pourtant, il est essentiel d’être minutieux pour éviter tout contentieux par la suite. Que doit-il contenir ? Comment le remettre à son collaborateur ? Sous quels délais ? Voici quelques règles qui vous permettront d’établir facilement vos STC.

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Qu’est-ce qu’un solde de tout compte ?

Le solde de tout compte est un document obligatoire que doit remettre l’employeur au salarié à la fin de son contrat de travail. Ce document récapitule les sommes dues au salarié, notamment les indemnités de licenciement, les congés payés, les salaires restant dus, les primes éventuelles, et les indemnités compensatrices de préavis et de rupture du contrat.

L’employeur doit se soumettre au calcul du solde de tout compte, quel que soit le motif de rupture du contrat (licenciement, rupture conventionnelle, départ à la retraite et même rupture pendant la période d’essai).

Les différents calculs du solde de tout compte

Le calcul du solde de tout compte en CDI

C’est généralement le pôle administration du personnel qui est en charge du calcul du solde de tout compte d’un salarié en CDI. Voici les éléments qu’il prend en compte :

1. Les indemnités liées à la perte du contrat

Le calcul de l’indemnité de licenciement dépend de plusieurs facteurs, notamment l’ancienneté du salarié et son salaire brut mensuel. En effet, selon le Code du travail, le montant de l’indemnité de licenciement est égal à :

• 1/4 de mois de salaire par année d’ancienneté jusqu’à la 10e année d’ancienneté ;
• 1/3 de mois de salaire par année d’ancienneté après 10 ans dans l’entreprise.

En cas de rupture du contrat de travail à l’amiable, par le biais d’une rupture conventionnelle, l’indemnité de rupture est également calculée en fonction de l’ancienneté du salarié et de sa rémunération brute mensuelle. S’il s’agit d’un licenciement pour cause réelle et sérieuse, le salarié a droit à une indemnité de licenciement. Ce n’est cependant pas le cas lors d’un licenciement pour faute grave ou d’une démission.

Précisons que le calcul du salaire à prendre en compte pour le calcul du STC est le plus favorable au salarié. Il peut donc s’agir du salaire moyen perçu au cours des 12 derniers mois, ou bien de la moyenne mensuelle des 3 derniers mois de contrat. De plus, certaines conventions collectives sont plus avantageuses, il convient donc de vérifier cela avant d’entamer le calcul du solde de tout compte.

2. Le temps de travail du dernier mois

Il s’agit de prendre en compte toutes les heures réellement effectuées par le salarié avant la rupture du contrat. Pour cela, le calcul est le suivant :

(salaire mensuel ÷ temps de travail du contrat) x temps de travail.

Si par exemple votre collaborateur gagne 1 500 €/mois, qu’il travaille 140 h/mois et qu’il a effectué 50 h le dernier mois, cela donne : (1 800 ÷ 140) x 50 = 642,86 €

Les heures supplémentaires doivent aussi apparaître dans le calcul du solde de tout compte, qu’il s’agisse d’heures non récupérées ou de régularisation du solde de repos compensateur.

Enfin, même si vous décidez de dispenser votre salarié de l’exécution de son préavis, vous êtes tenu de le rémunérer sur cette période.

3. L’indemnité compensatrice de préavis

Il arrive que le préavis ne soit pas réalisé dans sa totalité. Si tel est le cas, le STC prévoit une indemnité compensatrice. Toutefois, cette dernière n’est pas due en cas de faute lourde, voire grave.

4. Le solde des jours de RTT

Dès lors que l’entreprise prévoit des jours de RTT dans ses contrats, elle se doit de les inclure dans le calcul du solde de tout compte. La convention collective (CC) ou bien un accord de branche (ou d’entreprise) permet de déterminer le mode de calcul de cet élément.

5. Les primes diverses

Certaines entreprises accordent des primes d’ancienneté, un 13e mois ou des primes annuelles. Ces avantages, liés à certains accords de branche ou à la CC, sont calculés au prorata du temps passé dans l’entreprise.

6. L’épargne salariale

Tout le salaire épargné par l’employé au cours de son contrat doit pouvoir lui être remis au moment du solde de tout compte. Pour cela, le salarié effectue une demande de déblocage d’épargne.

Les congés payés dans le calcul de son solde de tout compte

Un solde de tout compte n’est pas complet s’il ne comporte pas d’indemnité compensatrice de congés payés (ICCP). En effet, si le salarié n’a pas bénéficié de tous ses jours de congés au cours de son contrat, il faut l’intégrer dans le calcul du solde de tout compte.

L’ICCP se base sur des périodes de référence (du 1er juin de l’année N. au 31 mai de l’année N+1). Pour chaque période, il convient de déterminer combien de jours de congés n’ont pas été soldés. Le calcul de l’indemnité compensatrice doit se faire de la manière la plus avantageuse pour le collaborateur. Il faut alors choisir entre la méthode au 1/10e ou le maintien de salaire.

Dans le premier cas, le calcul est : (nombre de congés acquis ÷ 25 jours de congés payés) x (rémunération brute x 12 mois) x 10 %.

Avec le maintien de salaire, le collaborateur touche ce qu’il aurait dû avoir normalement pendant ses congés.

Le calcul du solde de tout compte en CDD

On trouve les mêmes informations sur un solde de tout compte pour un CDD que pour un CDI. Seule la prime de précarité vient s’y ajouter. Pour la déterminer, il est nécessaire de prendre en compte la somme des salaires bruts ainsi que l’indemnité des congés payés.

(Somme des salaires bruts + indemnité des congés payés) x 10 %

Cette prime n’est pas accessible aux employés saisonniers ni aux salariés embauchés en CDI suite à leur CDD.

Si le CDD est rompu de manière anticipée, d’autres éléments doivent être ajoutés au calcul du solde de tout compte, en fonction de qui rompt le contrat :

• Rupture anticipée du collaborateur : hors rupture pour travailler en CDI dans une autre entreprise, cas de force majeure ou faute grave de l’employeur, des dommages et intérêts peuvent être réclamés au salarié.
• Rupture de la part de l’employeur : le salarié a droit à des dommages et intérêts. Au minimum, l’entreprise lui doit ce qu’il aurait dû toucher jusqu’à la fin de son contrat.

Procédure et temps de règlement du solde de tout compte

Le solde de tout compte fait partie des documents à remettre au salarié en fin de contrat. Parmi eux, on trouve aussi le certificat de travail, l’attestation Pôle Emploi et, si l’entreprise le prévoit, les documents concernant la portabilité de la garantie prévoyance et frais de santé.

La procédure de remise du STC est strictement encadrée. Il est délivré au salarié en main propre ou par lettre recommandée avec accusé de réception, en deux exemplaires. La mention « pour solde de tout compte » doit impérativement être ajoutée au moment de la signature. Enfin, le document est remis soit à la fin du préavis soit le jour du départ de la structure. L’employeur règle le solde de tout compte par chèque ou par virement bancaire.

Le STC signé a un effet libératoire pour l’employeur. Cela signifie que 6 mois après la signature du reçu pour solde de tout compte, l’entreprise est libérée des sommes mentionnées sur le document.

Que faire en cas de remise tardive ou d’une contestation du montant du solde de tout compte ?

L’importance de la précision du calcul du solde de tout compte réside dans le fait qu’une petite erreur peut entraîner une contestation du salarié. Il arrive que ce dernier réclame des dommages et intérêts. Cela peut aussi être le cas si le STC est remis tardivement.

Un salarié qui n’a pas signé son reçu (ou qui a émis des réserves à la signature) dispose des délais suivants pour contester le calcul du solde de tout compte devant le Conseil de prud’hommes :

• 1 an pour les sommes liées à la rupture du contrat de travail ;
• 2 ans pour les sommes dues au regard du contrat de travail (comme les heures supplémentaires) ;
• 3 ans pour les salaires non versés.

L’article D 1234-8 du Code du travail précise que si le collaborateur souhaite contester le calcul du solde de tout compte, il doit adresser une lettre recommandée avec accusé de réception à son ancien employeur. Le courrier comporte la mention « dénonciation » et mentionne les raisons. Ensuite, l’employeur peut lui aussi contester ces raisons. Si tel est le cas, le salarié doit intenter une action en justice auprès du CPH afin de résoudre le litige.

Dans le cas d’un trop–perçu par le salarié, l’entreprise a 3 ans pour réclamer les sommes excédentaires.

Il incombe au service RH d’être très consciencieux lors du calcul du solde de tout compte d’un salarié sortant. Sans cela, les peines encourues si le dossier remonte au CPH peuvent être très lourdes. Un SIRH performant est le meilleur moyen d’éviter toute erreur. C’est notamment le cas si la plateforme permet à vos différents logiciels (paie, gestion des congés…) de communiquer entre eux pour engranger le maximum d’informations comme le fait l’outil PeopleSpheres.