Alexandre Diard Dans un nouvel environnement concurrentiel, expérience et compétences s’affrontent constamment. Il n’est pas toujours facile pour une entreprise, et notamment les ressources humaines, d’avoir une vision pertinente des futurs employés, nouveaux salariés ou des salariés actuels. Le rapport d’étonnement est un outil RH qui peut faire la différence.
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Le rapport d’étonnement : kézako ?
Il n’existe pas de définition précise pour ce concept RH. Toutefois, si l’on doit résumer l’expression « rapport d’étonnement », ce serait un document dans lequel celui ou celle qui est en charge de sa rédaction reporte tous les éléments qui sont apparemment sortis de l’ordinaire ou qui l’interpellent, de manière positive ou négative par ailleurs.
On comprend dès lors que le rapport d’étonnement s’avère important pour l’entreprise et le service RH.
Le rapport fournit concrètement de précieux renseignements sur les pratiques en interne.
Loin d’être une simple succession de ce qui va ou ne va pas, le rapport d’étonnement est un descriptif détaillé et circonstancié de critiques, de points positifs décrits avec précision, de points négatifs racontés de manière objective et constructive.
Une utilité pour l’employeur
Le rapport d’étonnement met en exergue des axes d’amélioration au sein de l’entreprise. Ainsi, confrontée à une remise en question de son fonctionnement, l’entreprise va immédiatement identifier les points forts et les points faibles de sa structure.
C’est l’occasion, grâce au rapport d’étonnement, de faire émerger des idées novatrices en matière de management.
Une utilité pour l’employé
Outil stratégique de management, le rapport d’étonnement a pour objectif d’améliorer et de booster sa phase d’intégration en l’impliquant d’emblée dans la culture de l’entreprise.
C’est aussi un document neutre qui le pousse à s’interroger, qui l’incite à développer sa curiosité dans l’entreprise.
Le rapport va valoriser l’employé, enfin, en prenant en considération son besoin de reconnaissance, ce qui a pour conséquence de contribuer à sa motivation et à son engagement personnel.
Pourquoi le mettre en place ?
Mettre en place un rapport d’étonnement, c’est apporter des avantages pour l’employeur comme tuteur et pour l’employé, et les nouveaux arrivants.
Pour l’entreprise
Les raisons de mettre en place un rapport d’étonnement pour l’entreprise sont multiples :
- Un bilan d’état des pratiques, bonnes et moins bonnes, au sein de l’entreprise ;
- Recueillir des axes d’améliorations des pratiques de management les moins efficaces pour les améliorer ou les remettre en question ;
- Trouver de nouvelles idées, de nouveaux outils et de nouvelles façons de manager ;
- Identifier les nouveaux collaborateurs qui vont devenir les futurs talents de l’entreprise.
Pour que le rapport d’étonnement fonctionne, le chef d’entreprise doit jouer le jeu et accepter qu’il y ait bien sûr des points négatifs dans la gestion de l’entreprise et dans le management.
Il est essentiel de rester ouvert aux critiques et d’être capable de se remettre en question pour progresser et changer ce qui doit l’être le cas échéant.
Ce sont des conditions sine qua non pour que l’entreprise soit en constante évolution et pour que ses performances et son attractivité demeurent optimales.
Pour le salarié
Il y a deux raisons pour le salarié de réaliser un rapport d’étonnement :
- Une facilitation dans son parcours d’intégration au sein de l’entreprise pour les premières semaines, au cœur même de la culture de l’entreprise ;
- Une expérience collaborateur qui démarre sous les meilleurs auspices : cela contribue nettement au bien-être et à la qualité de vie en entreprise. Motivation, considération, sentiment d’être écouté et reconnu, programme d’intégration, toutes ces émotions aident le salarié à davantage s’investir naturellement dans son travail et plus largement dans la vie de l’entreprise.
Quand un salarié se sent bien, rassuré et pris en considération dans son entreprise, il y a de fortes chances d’augmenter sa fidélité à cette même entreprise.
Comment le mettre en place ?
Un rapport d’étonnement efficace et pertinent est un rapport qui est remis au bon moment et à la bonne personne. Il importe que sa forme et son contenu soient optimisés pour que les informations évoquées soient traitées clairement et prises en compte.
La lecture doit être limpide.
La force d’un rapport d’étonnement tient dans la vision impartiale de celui qui le rédige. C’est pourquoi les RH utilisent souvent le rapport d’étonnement pour les nouvelles recrues, car ils n’ont aucune expérience, aucun ressenti avec l’entreprise qu’ils intègrent.
Il est tout à fait possible, au moment de l’intégration d’un nouveau collaborateur, de demander aux stagiaires et aux alternants de rédiger un rapport d’étonnement. Même si leur expérience au sein de l’entreprise est limitée, leur sens critique et leurs premières impressions s’avèrent généralement justes.
Quelle forme doit prendre le rapport d’étonnement ?
Il n’existe pas de format unique pour le rapport d’étonnement, il peut ainsi prendre l’une des formes suivantes :
- Un bilan oral qui est exprimé en fin de période d’essai ;
- Un compte-rendu écrit et rédigé uniquement par le salarié ;
- Un mix entre questionnaires préparés par les services RH et des espaces vierges à compléter pour que le salarié s’exprime librement.
Il est plus pertinent de choisir cette dernière formule, car cela évite au salarié de se perdre dans ses considérations ou oublie des points importants. Cela lui laisse également l’opportunité d’exprimer ses idées ou des actions auxquelles l’entreprise n’a pas pensé.
La trame la plus utilisée est la suivante pour le rapport d’étonnement :
- Nom :
- Prénom :
- Poste occupé :
- Date d’entrée dans l’entreprise :
- Durée de la période d’essai :
- Type de contrat :
- Ce à quoi vous vous attendiez en travaillant ici :
- Ce qui vous a agréablement surpris :
- Ce qui vous a déçu :
- Quels sont les points forts selon vous ?
- Quels sont les axes d’améliorations ? : processus d’embauche, management, organisation, communication interne, relation entre collègues les premiers jours, les premières semaines, puis les premiers mois, environnement et poste de travail, outils mis à disposition.
- Date et signature.
Dans le rapport d’étonnement, on va pouvoir demander des renseignements aux nouveaux personnels sur l’un des thèmes suivants, à savoir le processus de recrutement, l’accueil du nouvel arrivant et l’intégration et la prise de son poste.
Bien entendu, le rapport peut interroger sur leur vision globale de l’entreprise, sur les différentes pratiques (management, restauration, espace de pause, etc.).
Quel délai pour le rapport ?
Plus tôt l’entreprise remet la trame du rapport d’étonnement, meilleurs seront les résultats, car la nouvelle recrue aura une vision vierge de l’entreprise et de la culture d’entreprise.
Il va pouvoir ainsi remettre ses impressions et faire ses remarques à chaud. Il pourra ensuite réaliser son bilan final le jour de la remise du rapport au service RH ou à son supérieur hiérarchique.
On remarque que, passé 1 mois, le rapport d’étonnement perd de son utilité.
Et pour les résultats du rapport ?
Le service RH ainsi que l’ensemble de la direction doivent prendre le temps de s’intéresser au contenu du rapport d’étonnement.
Pour titrer des conclusions et établir, in fine, des actions correctives afin de pallier à des manquements ou modifier des dysfonctionnements en lien avec des procédures, le rapport d’étonnement doit être scrupuleusement étudié.
L’important est qu’il ne finisse pas au fond d’un tiroir, car cela renverrait alors une image désastreuse de l’entreprise, démontrant qu’elle ne s’intéresse pas à la parole de ses premiers collaborateurs.
En retour, le personnel pourrait perdre en motivation et en engagement vis-à-vis de l’entreprise.
En somme, le rapport d’étonnement est un document précieux pour l’entreprise. Il permet de prendre la température de ses nouveaux employés et de voir, de manière objective et neutre, quels sont les axes à améliorer et quels sont les points forts sur lesquels communiquer.
