La démission d’un salarié : comment la gérer ?

La démission d’un salarié est un mode de rupture qui est à l’initiative de ce dernier, quel que soit le type de son contrat de travail. Cette décision lui permet de quitter l’entreprise sans avoir à se justifier.

Existe-t-il des règles pour démissionner quand on est en CDI ou en CDD ? Quels sont les motifs communément acceptés ? Comment l’entreprise et le service RH doivent-ils gérer une démission ?

Focus sur ce moment important dans la vie d’un salarié et dans celui de l’entreprise.

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Définition et cadre légal

Une démission est une action qui permet au salarié de rompre son contrat de travail sans motivation. Elle peut intervenir à tout instant même quand le contrat de travail est suspendu. Toutefois, pour être valide, la démission doit respecter certaines contraintes juridiques et rédactionnelles. De son côté, le salarié doit manifester sa volonté de quitter son travail de manière univoque et claire. Il doit aussi respecter un délai de préavis, sauf si son employeur lui accorde une dispense. L’employeur, de son côté, doit analyser la démission et notamment les motivations de cette décision afin d’adapter la position la plus appropriée.

Qu’est-ce que la Démission ?

Forme de rupture de contrat de travail, la démission se caractérise par des points non négociables :

• Le salarié en prend l’initiative ;
• Elle est réservée uniquement aux salariés d’un CDI. Il est possible de rompre un autre type de contrat (CDD, Intérim, etc.), mais on parle alors de « rupture anticipée de contrat de travail ».
• La démission est possible à tout instant, sans justification sur la décision ;
• Le salarié doit en faire la manifestation claire et sans équivoque ;
• La démission intervient toujours après une période d’essai. Si cela intervient avant, on parle de « rupture de période d’essai ».

Enfin, la démission est une action inscrite dans un contexte légal spécifique. Ainsi, le Code du travail prévoit un certain nombre de règles spécifiques selon le type de contrat (CDD, CDI, Intérim, contrat de professionnalisation, alternance, etc.).

Peut-on démission d’un CDD ?

Quand un salarié émet le souhait de rompre son contrat de travail à durée déterminée, on ne parle pas de démission, mais de rupture anticipée de contrat.

Cette situation survient dans ces cas spécifiques :

• Le salarié et l’employeur ont trouvé un accord sur la rupture anticipée du CDD ;
• La démission est la conséquence d’une faute grave ou d’un cas de force majeure ;
• Le salarié est jugé inapte par la médecine du travail.

Remarque : pendant la période d’essai d’un CDD, le salarié peut démissionner à tout instant et de manière totalement libre, sans aucune justification.

Peut-on démission d’un contrat d’intérim ?

En ce qui concerne le contrat d’intérim, la situation est identique à celle d’un CDD.

On ne parle pas de démission, mais d’une rupture de contrat anticipée.

Cette rupture se fait sous 3 conditions :

• Le salarié a trouvé un contrat à durée indéterminée ;
• La démission résulte d’une faute grave ou d’un cas de force majeure ;
• Le salarié doit avoir manifesté clairement son intention de quitter son poste.

À propos du vice de consentement du salarié

Cependant, le consentement du salarié peut être considéré comme vicié dans certaines situations, ce qui annule la démission.

Les cas suivants en sont un exemple.

Quand l’état psychologique du salarié est altéré

La Cour de cassation a admis qu’il ne pouvait y avoir démission quand le salarié avait démissionné :

• Sous le coup d’une colère : 07/04/1999, n° 97-40.689
• Sous le coup d’une émotion provoquée par des reproches d’une faute non justifiée par l’employeur : 10/11/1998, n° 96-447.299 ;
• Ou quand il a exprimé son souhait de démissionner après une fatigue pendant un service de nuit : 18/01/2012, n° 10-14.114.

Quand le salarié subit des pressions ou des menaces de son employeur

La Cour de cassation ne reconnaît pas la démission quand elle est prise :

• Sous la menace d’un licenciement pour faute grave ou en cas de poursuites pénales suite à un vol : 08/12/1999, n° 97-44.097 ;
• Sous la contrainte de la rédaction de lettre de démission : 05/03/1987, n° 84-43.181.

Préavis : Formalités Administratives

La démission est un acte qui est régi par de nombreuses contraintes administratives et juridiques.

Même si l’employé fait montre d’un souhait sans équivoque de quitter l’entreprise, il/elle ne peut pas partir du jour au lendemain.

Il doit attendre le délai d’un préavis.

Quand commence le préavis ?

Sur le plan administratif, le préavis commence le jour de la notification à l’employeur de la démission.

Mais il peut aussi commencer :

• Au moment de la remise de la lettre de démission en main propre ;
• Au moment de la 1^ère présentation de la lettre recommandée avec AR.

Quand la démission est donnée durant les congés du salarié, le point de départ du préavis est report à son retour en entreprise.

Quel est le délai du préavis ?

Pendant que s’exécute le préavis, le contrat de travail continue normalement.

Les conventions collectives de l’entreprise prévoient des heures d’absence au bénéfice du salarié pour que celui-ci recherche un autre travail.

Le préavis est toujours un délai fixe. Il se calcule donc de date à date, que le salarié soit absent ou non.

Certaines exceptions sont acceptées en cas d’accident de travail ou de maladie professionnelle ou encore lors d’une prise de congés payés.

Quand a lieu l’exonération du préavis ?

Toutefois, certaines situations permettent les salariés de ne pas exécuter leur préavis.

C’est le cas pour :

• Les femmes enceintes : aucune femme enceinte n’est tenue de respecter un préavis suite à une démission.
• Les salariés qui arrivent au terme de leur congé de maternité ou d’un congé de naissance/adoption. Ils doivent respecter une obligation d’information de l’employeur de 15 jours pour le congé de maternité et de 2 mois pour le congé de naissance.
• Les salariés en fin de congé pour création d’entreprise. La seule obligation est d’informer l’employeur 3 mois avant la fin du congé.

Il faut savoir que tout employé peut demander la dispense de son préavis, mais son employeur n’est pas tenu de répondre favorablement à sa requête.

Si l’employeur accepte, la période du préavis ne peut être indemnisée.

Si c’est l’employeur qui dispense son employé du préavis, il doit lui verser une rémunération due durant cette période.

À propos des indemnités

Sauf en ce qui concerne l’indemnité compensatrice de congés payés acquis et non pris par le salarié qui démissionne, celui-ci n’a droit à aucune indemnité.

Il pourra percevoir les indemnités prévues par France Travail (ex Pôle Emploi) comme l’ARE (Allocation de retour à l’Emploi) uniquement si la démission est considérée comme légitime (mutation d’un conjoint, non-respect de l’employeur de ses obligations contractuelles, etc.)

Les Motifs de la Démission

Il existe plusieurs motifs légitimes qui valident une démission.

Le non-paiement des salaires

Quand l’employeur ne paie pas les périodes de travail effectuées et que l’employé ou le salarié obtient une ordonnance de référé d’un juge qui condamne cet employeur à régler ses arriérés de salaire, la démission est considérée comme légitime.

Le début de contrat

Quand la démission intervient dans les 91 jours du début du contrat de travail lorsque le salarié reprend d’une activité suite à une autre rupture de contrat qui ouvre le droit à l’indemnisation chômage, la démission est considérée comme légitime.

La cessation d’activité de l’entreprise

Si le salarié démissionne pour créer ou reprendre en une entreprise dont l’activité cesse pour une raison indépendante de sa volonté, sa démission est perçue comme légitime.

Un déménagement

Si un salarié déménage et est contraint de démissionner, sa démission est légitime.

Concrètement, cela est accordé quand :

• La démission survient pour suivre un conjoint qui déménage pour entamer une nouvelle activité ;
• La démission survient dans un délai de 2 mois suite à un mariage/PACS ;
• La démission est possible quand il y a changement de domicile des parents du salarié (ou de la personne qui exerce l’autorité parentale) âgé de moins de 18 ans.

Un emploi en CDI

Quand un salarié quitte son emploi pour un autre CDI, quand le nouvel employeur met fin à la période d’essai des 91 jours ou quand vous justifiez de 3 ans d’affiliation continue au régime d’assurance chômage, la démission est considérée comme légitime.

Un acte délictueux

Quand le salarié démissionne suite à un acte délictueux dont il est victime et qu’il porte plainte, sa démission devient légitime.

Documents remis par l’employeur dans le cas d’une démission

Certains documents doivent obligatoirement être rems par l’employeur en cas de démission :

• Le solde de tout compte : aussi appelé reçu de tout solde, ce document récapitule toutes les sommes versées au salarié à la fin de son contrat. Il comprend les salaires, les indemnités de congés payés, les primes, etc. Il est à signer par le salarié démissionnaire pour attester de la régularité des paiements.
• L’attestation France Travail : l’employeur remet une attestation destinée à France Travail. Ce document précise les dates de début et de fin de contrat ainsi que la nature de la rupture de contrat.
• Un certificat de travail : obligation de l’employeur, ce certificat atteste de la nature de l’emploi, des dates de début et de fin du contrat et de/des fonctions occupées pendant la période du contrat.

Les Étapes pour Gérer une Démission

Étape 1 — Vérifier le droit à démissionner

Quand un salarié remet sa lettre de démission, que ce soit en main propre ou par lettre recommandée, il est impératif de s’assurer de sa situation.

Est-il en CDD ? En CDI ? En contrat d’intérim ? En période d’essai ?

En fonction de ces éléments, le positionnement n’est pas le même.

Étape 2 — S’assurer de la volonté libre de démissionner

Même si le salarié est libre de démissionner quand il le veut, il doit respecter certaines contraintes de validité.

Étape 3 — Recueillir la preuve de la réalité de la démission

Le Code du travail ne prévoit pas de formalisme pour une démission.

Mais, même si cela est le cas, et pour prévenir un possible contentieux, l’employeur doit recueillir la preuve du sérieux de démission par écrit et la conserver dans le dossier du salarié.

Étape 4 — Évaluer le risque de requalification

Pour valider une démission, pour éviter qu’elle apparaisse comme une conséquence d’une faute de la part de l’employeur, pour éviter qu’elle soit requalifiée par le conseil des Prud’hommes, il est impératif d’être attentif aux situations présentées ci-dessus et au courrier du salarié qui informe de sa décision.

Étape 5 — Accepter la démission et répondre au salarié

Après avoir regardé les dispositions spécifiques prévues par une convention collective ou par le contrat de travail, vous pouvez accepter la démission et répondre au salarié au sujet de votre prise de décision.

Le salarié a respecté son préavis et l’employeur a mis en œuvre toutes les clauses prévues dans le contrat de travail.

Étape 6 — Réaliser les formalités de fin de contrat

Au terme du contrat de travail ou à la fin du préavis, l’employeur doit remettre un certain nombre de documents au salarié démissionnaire.

Minimiser l’Impact de la Démission sur l’Entreprise

On estime que 3 salariés sur 4 ont vu un collègue quitter leur équipe dans les 12 derniers mois et près de 65 % de ces départs sont volontaires.

Le 1^er impact d’une démission d’un collègue concerne la charge de travail. Plus de la moitié (56 %) disent avoir vu leur quantité de travail augmenter.

Un départ crée toujours un déséquilibre au sein des équipes et de l’entreprise plus largement.

Le 2^nd impact d’une démission sur l’entreprise concerne le lien entre le salarié en poste et l’entreprise. Cela est habituellement générateur de stress au travail, d’un burnout si la charge s’avère trop importante.

Il convient de faire attention à répartir équitablement le travail à faire.

Pour que tout le monde puisse continuer ses activités, pour que l’entreprise continue à se montrer productive, mais aussi pour prévenir les démissions futures, l’entreprise peut mettre en place un meilleur management. Le but est de transmettre au mieux les connaissances et d’accompagner les salariés en poste à gérer le départ de leur collègue.

Conclusion

Une bonne communication est essentielle. Celle-ci doit être transparente, officielle et être réalisée en amont du départ bien entendu.

Ce sera l’occasion de communiquer sur le devenir de l’équipe pour minimiser les répercussions négatives et se rassurer.

La démission est un moment particulier pour l’entreprise comme pour le salarié. Il convient de limiter les impacts psychologiques sur la vie professionnelle et personnelle de chacun et de fluidifier le processus au maximum en toute transparence.

Pour faciliter cette gestion du processus de démission, un logiciel RH comme le SaaS de PeopleSpheres est l’outil le plus adéquat.