Externalisation des services RH : une fausse bonne idée ?

Faire appel à un prestataire externe pour piloter la gestion des ressources humaines est une option attirante pour les entreprises et représentent pour certaines un levier de compétitivité indiscutable. Toutefois, l’externalisation RH est une piste à nuancer car elle représente aussi certains désavantages. Zoom sur l’externalisation des services RH, son fonctionnement, ses désavantages, et les alternatives possibles.

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L’externalisation des ressources humaines, kesako ?

Gestion administrative et gestion des talents : des processus RH externalisés

L’externalisation des Ressources humaines consiste à faire appel à un prestataire externe pour gérer le capital humain d’une entreprise donnée. Avec l’externalisation RH, toutes les fonctions RH habituellement pilotées par un service interne (la DRH) sont désormais gérées par un service externe, qui ne siège donc pas au cœur de l’entreprise.

Généralement, l’externalisation concerne surtout la gestion administrative associée à la Direction des ressources humaines. Les processus RH externalisés concernent donc souvent la gestion de la paie, la gestion du temps et des congés, l’administration du personnel, la gestion des plannings, la gestion des notes de frais, etc.

Plus rarement, certaines entreprises font le choix d’externaliser la gestion des talents qui comprend des processus RH tels que la gestion des compétences, la gestion de la formation, la gestion des carrières, la gestion des rémunérations, etc. Dans certains cas, l’externalisation concerne même les processus de recrutement et, bien qu’il soit difficile de penser une gestion des recrutements externe, certaines entreprises choisissent de déléguer cette tâche souvent par manque de temps et de candidature en interne. De fait, l’externalisation RH du recrutement peut être une bonne stratégie pour attirer un maximum de candidats et accéder à un vivier de talents et un sourcing de candidats déjà constitué par le prestataire.

L’externalisation RH représente donc un parti pris dans la politique RH car elle induit des différences certaines avec la gestion RH d’un service interne.

La règle des 4C : une stratégie pour définir les processus RH à externaliser

Pour identifier les tâches externalisables, les entreprises utilisent la règle des 4C : complexe, chronophage, critique, et circonscrite. Si le processus RH en question exige une technicité particulière, demande beaucoup de temps, se limite à un service particulier et revêt une grande importance : l’externalisation RH est à envisager.

Ce n’est donc pas par hasard que les processus administratifs remportent la palme des fonctions RH externalisées. De fait, celles-ci sont particulièrement chronophages et peut faire perdre beaucoup de temps aux responsables RH. On note d’ailleurs que le gestionnaire de paie est en tête des gestionnaires externalisés, la gestion des bulletins des bulletins de paie étant une mission qui réacquiert à la fois beaucoup de précision, demande du temps et ne doit pas être négligée par les entreprises car elle revêt un caractère d’obligation légale.

Une pratique populaire chez les petites et moyennes entreprises

Cette pratique se diffuse au sein principalement les TPE et PME car leur budget plus faible les incite souvent à réduire les dépenses en termes de gestion RH. De fait, l’externalisation RH est souvent perçue comme un investissement rentable et économique. Pour les petites et moyennes entreprises, elle représente la possibilité de se passer d’un service RH au sein de leur structure propre, un gain financier intéressant pour ces entreprises qui préfère investir dans leur cœur de métier. D’autant plus que les entreprises à petit effectif ne voient pas toujours l’intérêt de se munir d’un service dédié à la gestion humaine car leur masse salariale est plutôt faible. Dans le cas des grandes entreprises, cette question est par contre plus complexe car un fort capital humain oblige une gestion RH attentive et il apparait donc plus difficile de faire appel à des prestataires spécialisés pour gérer un si grand effectif et autant de données RH.

Les risques de l’externalisation RH

La perte de contrôle et d’indépendance

Le premier risque représenté par la délégation de toutes ou une partie des missions RH est la perte de contrôle. Si le prestataire extérieur n’est pas joignable, ne fournit pas les documents administratifs à temps, l’entreprise peut se retrouver en défaut. En passant par un prestataire externe, l’entreprise est donc dépendante de ce prestataire. A l’inverse, un service RH interne assure une plus grande visibilité à l’entreprise et un contrôle renforcé.

À tout moment, le prestataire peut aussi décider de rompre le contrat ou bien se retirer du marché, toutes les données RH de l’entreprise peuvent ainsi être perdues, un risque considérable !

La sous-évaluation des métiers RH

Bien entendu, cela peut être stratégique pour certaines entreprises d’externaliser les tâches administratives très lourdes en termes de conformité légale et de bilan social. Néanmoins, cette externalisation doit se faire dans certaines limites et il n’est pas conseillé aux entreprises de supprimer totalement leur pôle des Ressources humaines.

En réalité, l’externalisation totale des processus RH dévoile souvent une mauvaise compréhension de l’importance du département des Ressources Humaines. De fait, il est particulièrement dangereux de supprimer le service des ressources humaines en externalisant toutes ses activités car le développement RH représente un axe stratégique majeur et un bon service RH interne a des retombées directes sur la productivité et la performance de l’entreprise. Une entreprise qui externalise ses processus de gestion des talents se confronte particulièrement à un certain nombre de risques. Or pour fidéliser vos talents et éviter un taux de turnover trop élevé, il est nécessaire de renforcer les relations sociales avec eux. Les professionnels des Ressources humaines présents en entreprise peuvent pleinement se dédier au parcours professionnel de leurs collaborateurs et suivre de près leur évolution au sein de l’entreprise. Cela permet aux assistants RH et à la DRH en général de soumettre des propositions pertinentes aux collaborateurs en termes de plan de formation, de gestion des carrières, de développement des compétences, de politique de rémunération ou encore de mobilité interne. En se sentant ainsi valorisés, les talents seront plus aptes à rester au sein de l’entreprise. Contrairement aux responsables RH travaillants en interne, les prestataires externes n’auront quant à eux pas la même proximité avec les collaborateurs, ni la même disponibilité car ils travaillent aussi avec d’autres clients.

Le mécontentement des collaborateurs

Le recours à un prestataire externe pour piloter la GRH dans son ensemble peut donc aussi susciter le mécontentement des collaborateurs qui auront du mal à l’accepter. De plus, cet éloignement rend les relations sociales entre les prestataires externes et les employés sera naturellement plus froid et distant que le dialogue social entre les ressources humaines internes et les collaborateurs. La marque employeur en sera nécessairement appauvrie et la QVT (Qualité de Vie au Travail) pourra aussi avoir tendance à chuter puisque la fonction RH est reconnue pour son rôle crucial dans la gestion des conflits et l’apaisement des tensions professionnelles.

L’alternative SIRH

Le rôle des ressources humaines en entreprise est crucial et la sous-traitance de ses activités représente donc certains risques comme la perte de contrôle, la dépendance vis-à-vis-à-vis des prestataires externes, etc. Bien entendu, il arrive que les services des Ressources humaines se retrouvent débordés et que l’externalisation RH se présente comme la solution idéale pour le décharger de ses tâches chronophages, notamment la gestion administrative du personnel.

Néanmoins, une autre alternative existe : les responsables des ressources humaines peuvent aujourd’hui sur de nombreuses solutions RH digitales. De fait, la transformation digitale touche aussi le secteur des ressources humaines et offre de nouveaux outils RH qui permettent d’évacuer les tâches chronophages du responsable RH tout en maintenant une gestion interne des Ressources humaines du groupe. Avec l’aide de ces logiciels, paie et administration se trouvent ainsi informatisés, cela représente un gain de productivité conséquent pour la DRH car la dématérialisation des processus administratifs (bulletins de paie, notes de frais, etc.) lui permet de gagner un temps considérable. De plus, l’automatisation des processus RH offerte par ces solutions logiciels garanti un suivi administratif précis, en règle avec les conformités légales et sans risques d’erreurs.

Les logiciels RH procurent aussi aux managers RH des outils de gestion des talents et des compétences. Comme nous l‘avons vu, la gestion des talents est difficile à externaliser car elle nécessite une certaine proximité entre les collaborateurs et le service RH. Le recours aux logiciels RH est donc une alternative idéale car elle permet aux entreprises d’optimiser sa gestion des talents, sans pour autant faire appel à un prestataire externe. En quelques clics, le Management RH pourra visualiser le parcours de leurs collaborateurs, leurs objectifs et leurs compétences.

Afin de piloter le plus grand nombre de missions et avec une efficacité totale, le SIRH (Système d’Informations des Ressources Humaines) est la solution clé. En connectant tous les logiciels RH autour d’une seule et même plateforme, le SIRH assure une gestion RH unifiée et stratégique. Son interface offre une connectivité inégalée et représente un levier majeur pour les entreprises qui souhaitent booster la performance de leur service RH facilement.

Les Métiers des ressources humaines représentent un poste clé pour les entreprises et leur externalisation peut être un pari dangereux. Perte de contrôle, dépendance, communication interne et climat social appauvri… l’externalisation RH représente en effet de nombreux désavantages. Aussi, pour éviter le recours à la sous-traitance, il est conseillé aux entreprises de s’équiper de logiciels RH et d’implémenter un socle SIRH. Tout comme l’externalisation RH, la digitalisation et l’automatisation des processus RH à travers le SIRH SaaS offrira aux entreprise une aide précieuse tout en gardant le contrôle avec un management des ressources humaines interne.