Alexandre Diard La cartographie des processus RH d’une entreprise permet une meilleure compréhension du fonctionnement de cette dernière. Mais que regroupe ce processus ? Et comment cartographier vos processus ?
On vous dit tout dès à présent.
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Qu’est-ce qu’une cartographie des processus ?
Définition de la cartographie des processus RH
La cartographie des processus RH est une sorte de représentation graphique de tous les processus qui sont liés entre eux par une connexion logique d’informations, ou de production ou de matière.
Cette représentation s’avère extrêmement utile, même si elle peut sembler réductrice de prime abord.
En effet, cette cartographie montre, sur un seul document, l’organisation de l’entreprise.
On retrouve généralement la cartographie de la fonction RH dans la mise en place d’une Système de Management de la Qualité (SMQ).
Outil de planification et de gestion des ressources par excellence qui décrit le flux de travail de l’entreprise, la carte de processus RH désigne une suite d’événements qui engendrent un résultat final.
On appelle souvent cette cartographie diagramme de processus, organigramme, ou encore diagramme de flux de processus.
Quels sont ses objectifs ?
L’objectif d’une telle cartographie est simple : optimiser l’efficacité de l’entreprise.
Le management des ressources humaines est un moyen pertinent d’analyser de manière approfondie les processus internes, mais aussi :
- D’aider les managers à trouver de nouvelles idées pour s’améliorer ;
- De renforcer leur communication interne ;
- De booster les relations sociales.
La cartographie des processus RH identifie clairement les éventuelles répétitions, les goulots d’étranglement et, par extension, les possibles congés, absences et les retards.
Elle va permettre de délimiter les processus RH, de définir son propriétaire, d’attribuer des responsabilités à chacun et de mesurer l’optimisation d’outils de mesure.
Les principaux avantages de cette représentation des processus RH sont les suivants :
- Une meilleure compréhension d’un seul processus : développement des compétences ;
- Un moyen de définir comment améliorer un processus ;
- Une façon de démontrer comment se déroule le processus ;
- Une amélioration de la communication — dialogue social — entre membres impliqués dans un même processus ;
- L’apport d’un document sur un processus en particulier : obligations légales, droit du travail, droit social, etc.
Quelles sont les implications d’une cartographie des processus ?
Faire usage d’un organigramme d’un service RH permet de faire gagner du temps et de simplifier de nombreux projets.
Pourquoi ? Voici les principales implications d’un diagramme de flux de processus :
- Accélération d’une conception de projet ;
- Contribution à la résolution d’un problème et encouragement de la prise de décisions ;
- Identification des problèmes et des possibles solutions RH ;
- Représentation intégrale d’un processus, du début à la fin.
Quels sont les types de cartes de processus ?
Pour chaque processus essentiel de l’entreprise, le DRH peut obtenir une représentation graphique.
Ainsi, on retrouve les types de cartes de processus suivants :
- Une carte de processus d’activité : cette représentation montre les différentes activités, avec et sans valeur ajoutée, de l’entreprise ;
- Une carte détaillée du développement RH : vision complète de chaque étape d’un processus ;
- Carte de documents : représentation des documents entrants et sortants au sein d’un processus ;
- Carte générale de la politique RH : illustration globale d’un processus qui implique des connexions entre fournisseurs – clients ;
- Carte de restitution des processus : état actuel ou futur d’un processus pour illustrer ses possibles améliorations ;
- Carte transversale (aussi appelé carte à couloirs) : représentation des responsabilités de sous-processus au sein du processus majeur ;
- Carte de chaîne de valeur : technique s’appliquant au lean management qui vise à améliorer et à analyser les processus nécessaires pour produire ou fournir un service à un client.
Comment cartographier vos processus RH ?
Il n’existe pas une seule règle pour cartographier un ou des processus RH.
L’objectif de cette représentation est d’obtenir un document qui corresponde au message que l’on souhaite véhiculer.
Ainsi, plus la carte s’attachera aux préoccupations du collaborateur, plus elle sera pertinente.
Listez toutes les activités RH
Cependant, il existe certaines étapes qui permettent de cartographier vos services RH comme il se doit.
La première chose à faire est de fixer un objectif final pour chaque processus qui sera analysé. Ce premier jalon sert à définir une direction pour chaque partie de l’analyse, et qui va affiner la réponse de la cartographie.
Même si cela semble inutile, interroger les processus en interne questionne même l’existence de tel ou tel processus. C’est une étape préliminaire qui « débroussaille » les processus pertinents et ceux qui s’avèrent plus secondaires, voire inutiles.
Grâce à cette étape, l’entreprise optimise son organisation : gestion des talents, gestion du personnel, gestion des compétences, gestion des carrières, gestion de la paie, gestion du temps, etc.
Listez toutes les activités des ressources humaines en posant la question de leur pertinence, de leur utilité, en interrogeant comment simplifier leur fonctionnement de A à Z !
Chaque processus est constitué de microprocessus de réalisation, de support ou de pilotage. Chaque partie et sous-partie entrainent donc une activité en particulier, et ainsi des actions RH singulières.
Toute la difficulté réside dans un questionnement : à quel processus appartient telle activité ?
La cartographie des flux stratégiques et des processus RH éclaire sur ce point. Plus la direction des ressources humaines se montrera scrupuleuse, meilleur sera le résultat.
Par exemple, dans le cadre d’une gestion RH liée au recrutement, il est possible de dénombrer plusieurs activités :
- Évaluation des besoins en recrutement ;
- Rédaction des offres d’emploi ;
- Validation de l’offre d’emploi par un responsable métier RH (chargé de recrutement) ;
- Diffusion des offres d’emploi ;
- Centralisation des candidatures et traitement de celles-ci ;
- Entretiens physiques, téléphoniques et vidéo ;
- Préparation de la gestion administrative du personnel pour les recrutements : contrat de travail, visite médicale, déclaration aux organismes concernés, mutuelle, etc.
Identifiez les clients et leur rôle
La seconde étape dans le listing des activités et celle de l’identification des clients pour chaque processus. Cette partie permet de mieux appréhender les attentes du client — on parle de « sortie » ou « output » — et donc de voir à quoi le processus va devoir répondre.
Posez-vous des questions du genre :
- Quelles sont les attentes du client en fonction de tel processus ?
- Quel est le degré d’implication du client dans le processus ?
- Peut-on le faire participer pour améliorer le processus ?
Au niveau des entrées ou « input », on cherche aussi à les identifier afin d’augmenter la valeur globale de la chaîne de production. Ce sont souvent des éléments non palpables comme la satisfaction du client final ou la stratégie commerciale à adopter.
Transformez les activités en processus
Pour qu’une information soit claire et lisible, il est essentiel d’ordonner les processus de façon logique. Comment faire cela ? En classant chaque activité dans un processus.
Voici comment procéder :
- Identifier l’origine du processus en question ainsi que l’activité qui l’initie.
- Mettre en priorité les activités par ordre chronologique.
- Déterminer les interdépendances entre les activités et quel est leur enchaînement (activité B survient après l’activité A par exemple).
- Définir les conditions de cet enchaînement : par exemple, l’activité B peut commencer uniquement si l’activité A est terminée.
- Déterminer l’ultime activité du processus.
Repérez les axes d’amélioration
En vue d’une gestion prévisionnelle, il est essentiel de repérer ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas dans chaque processus RH.
Veillez à faire attention aux activités dans lesquelles l’entreprise est en contact direct avec le client afin que ce dernier en retire la meilleure expérience professionnelle.
Gardez aussi en mémoire que les personnes qui travaillent dans l’exploitation quotidienne auront très probablement les meilleures suggestions pour l’amélioration des processus.
Ensuite, utilisez des outils d’amélioration de processus comme le plan de formation et d’action 5W2H (méthodologie pour déterminer et exécuter des activités), la roue de Deming ou PDCA (Plan Do Check Act), le diagramme d’Ishikawa ou encore la matrice GUT (un outil d’aide à la priorisation de la résolution de problèmes).
Documentez les processus en cours
Le moyen le plus courant de documenter vos processus RH est d’utiliser un diagramme de flux.
Mais la documentation textuelle structurée fonctionne tout aussi bien. L’important est que chaque information recueillie soit documentée et analysée.
Les documents les plus courants dans le cadre d’une cartographie des processus RH sont les suivants :
- Une vue d’ensemble de l’environnement ;
- Un diagramme des processus avec une notation « Business Model and Notation » (ou BPMN) ;
- Les données et problèmes des performances (avec leurs métriques) ;
- La redondance des processus ;
- Les règles opérationnelles ;
- Les exigences d’audit ;
- Les risques psychosociaux pour les employés et pour l’entreprise et leurs possibles impacts ;
- Les opportunités d’amélioration.
Quels outils RH pour cartographier vos processus ?
Même si beaucoup d’entreprises décident d’utiliser des outils comme Word, Excel ou PowerPoint pour cartographier leurs processus et ensuite les exporter en PDF, cette solution est une approche acceptable si l’entreprise dispose d’un budget limité.
Mais l’utilisation de telles fonctionnalités entraine souvent des erreurs, des difficultés de mise en forme, etc.
Un logiciel de cartographie de processus n’est plus l’apanage des grandes entreprises. Cet outil permet de faire gagner du temps pour un résultat professionnel.
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