Alexandre Diard La création d’une fiche de paie peut devenir un moment complexe pour un employeur en raison des nombreux éléments de rémunération qui sont intégrés et pris en compte à l’image des congés payés.
Pendant ses congés payés, un salarié ne perçoit pas l’entièreté de son salaire habituel. Il touche ce qu’on appelle l’indemnité de congés payés. Et si à la fin de son contrat, l’employé n’a pas pris l’intégralité de ses congés payés, son employeur est tenu de lui verser une indemnité compensatrice de congés payés ou ICCP.
Voici tout ce qu’il faut savoir sur l’ICPP et comment la calculer.
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Qu’est-ce que l’ICCP ?
Une définition de l’ICPP
En France, quand un salarié n’a pas pris tous ses jours de congé annuels, qu’il ait rompu son contrat ou non, il peut bénéficier d’une indemnité compensatrice appelée ICPP (art. L.3141-26 du Code du travail).
Cette ICPP doit figurer obligatoirement dans la fiche de paie mensuelle et être versée au moment de la dernière paie.
C’est une somme qui est due par l’employeur pour indemniser le salarié du nombre de jours de congés acquis pendant la période de son contrat.
À noter qu’il n’y a pas de conditions d’écriture de l’ICCP dans la fiche de paie. L’employeur doit verser à son employé tous ses congés payés dont il n’a pas pu profiter au cours de l’année.
Qui bénéficie de l’ICPP ?
Tous les salariés en fin ou en rupture de contrat ont le droit de bénéficier du calcul et du versement de l’ICPP.
Et cette condition est autant valable pour une démission, une rupture conventionnelle ou encore un licenciement (même en cas de faute professionnelle).
Dans les faits, l’indemnité compensatrice de congés payés concerne les salariés qui sont en fin de contrat, quel que soit le type de celui-ci :
- Contrat à durée déterminée ou CDD ;
- Contrat de professionnalisation ;
- Contrat en alternance ;
- Contrat aidé comme le contrat CUI-CIE (ou contrat unique d’insertion – contrat initiative emploi).
En ce qui concerne l’intérim, l’ICPP peut également être demandée par l’employé.
Dans ce cas précis, l’indemnité est calculée quand la mission arrive à son terme.
L’important est de garder à l’esprit que l’idée principale est la fin de contrat. C’est cet événement qui déclenche le versement de l’ICPP.
L’ICPP fait partie du solde de tout compte. Elle figure donc sur la dernière fiche de paie reçue par le salarié.
En parallèle, le montant de l’indemnité compensatrice est également mentionné dans le reçu pour solde tout compte. Ce document fait partie de la liasse des papiers de fin de contrat.
De quoi tient compte le calcul de l’ICPP ?
Éléments remarquables pour l’ICCP
Tous les congés annuels ouvrent le droit au versement d’une indemnité qui représente le 1/10e de la rémunération brute perçue par le salarié pendant la période de référence. Celle-ci, par principe, s’étale de juin au 31 mai de l’année suivante.
Cette rémunération prend en compte les éléments suivants :
- L’indemnité de congé de l’année précédente ;
- Les indemnités en lien avec la contrepartie obligatoire en repos ;
- Les périodes qui sont assimilées à un temps de travail. Elles sont perçues comme ayant donné lieu à une rémunération selon l’horaire de travail de l’entreprise ;
- Des avantages accessoires ainsi que des prestations en nature : le salarié ne doit plus jouir de ces avantages pendant la durée de son congé annuel.
Remarque : Le montant de l’indemnité ne peut être inférieur au montant de la rémunération perçue pendant la période de congé si le salarié avait poursuivi son contrat.
En ce qui concerne les rémunérations variables — elles dépendent des résultats commerciaux de l’entreprise ainsi que de la performance individuelle du salarié selon ses évaluations et ses notes de performance —, celle-ci n’est pas prise en considération par la prise de congés payés.
Elles n’entrent pas, par conséquent, dans le calcul de l’indemnité de congés payés.
À propos du préavis
Si un employé a pris un congé qui donne lieu à une indemnité de congé dont le montant est supérieur à celui auquel il a droit au moment de la rupture de contrat, il a pour obligation de rembourser le trop-perçu à son employeur.
Attention toutefois : le remboursement du trop-perçu n’est pas obligatoire si la rupture de contrat par le salarié est la conséquence d’une faute lourde de l’employeur (Art. L. 3141-27 du Code du travail).
Enfin, toutes les dispositions citées précédemment s’avèrent applicables uniquement quand l’employeur adhère à une caisse de congés.
Depuis le 01/01/2019, ce sont les caisses de congés qui prélèvent à la source et effectuent la déclaration des montants prélevés sur les ICCP versées.
Comment calculer l’ICCP ?
Pour calculer le montant de l’indemnité compensatrice de congés payés, tous les montants (salaires + autres variables) qui revêtent un caractère de salaire sont pris en compte.
Ainsi, plusieurs éléments spécifiques doivent entrer dans ce calcul :
- Le salaire brut du salarié ;
- Les heures supplémentaires ;
- Les heures de nuit qui donnent droit à une compensation : cela correspond au travail effectué au cours d’une période d’au moins 9 heures de suite et qui comprend l’intervalle entre minuit et 5 h du matin. On considère le travail de nuit commençant habituellement à partir de 21 h et se terminant à 6 h du matin au plus tard.
- Les primes diverses : ancienneté, assiduité et prime d’astreinte ;
- Les avantages en nature comme une voiture de fonction, un téléphone professionnel, etc.
- Tous les montants qui participent au maintien du salaire en fonction du temps de travail effectif : arrêt maladie, accident du travail, congés payés ;
- Les frais professionnels : frais kilométriques, frais de restauration frais d’hébergement, matériels et accessoires, etc.
- Le 13e mois : prime exceptionnelle versée par l’entreprise en complément du salaire généralement fixée dans le contrat de travail ou dans la convention collective de l’entreprise.
- Les éventuelles primes de participation et les primes d’intéressement : prime proportionnelle aux résultats ou aux performances de l’entreprise ;
- La prime de fin d’année : aussi appelée prime de Noël
L’employeur ou les services RH doivent prendre en considération la période du préavis. Si les RH décident de dispenser le salarié de son préavis, elles doivent malgré tout l’intégrer dans leur comptabilité.
Dans le calcul de l’ICPP, la DRH retient le montant le plus favorable pour le salarié entre 2 types de calculs :
- Le calcul de maintien de salaire ;
- La méthode du 10e.
Pour le calcul de l’ICCP, l’employeur doit retenir le montant le plus favorable pour le salarié entre deux calculs : le calcul du maintien de salaire et la méthode du 10ème.
Il peut être opportun alors d’avoir recours à un simulateur ICCP pour déterminer quelle méthode s’avère la plus judicieuse pour le salarié.
Les deux méthodes de calcul de l’ICCP
La méthode du maintien de salaire
Dans le cas du calcul par la méthode du maintien de salaire, il est important de faire le distinguo entre le calcul en jours ouvrés et le calcul en jours ouvrables :
- Les jours ouvrés correspondent à tous les jours de la semaine, sauf au jour de repos (traditionnellement le dimanche en France) et aux jours fériés non travaillés.
- Les jours ouvrables correspondent aux jours réellement travaillés dans l’entreprise. Exception des jours fériés non travaillés habituellement.
La DRH décide alors entre les deux types pour procéder à son calcul.
Voici les formules de calcul :
- Pour les jours ouvrés : (salaire mensuel brut x nombre de jours ouvrés de congés non pris)/21,67 (= nombre de jours ouvrés acquis).
- Pour les jours ouvrables : (salaire mensuel brut x nombre de jours ouvrables de congés non pris)/26 (= nombre de jours ouvrables acquis).
La méthode du 10e
Pour les services RH qui décident cette seconde méthode, le calcul de l’indemnité est pris en compte comme suit :
(10 % rémunération totale x nombre de congés non pris)/nombre total de congés acquis.
ICCP et ICP : quelle différence ?
Il arrive fréquemment que l’on confonde deux lignes sur la fiche de paie qui correspondent à l’ICP et à l’ICCP.
Si l’ICCP correspond à l’indemnité compensatrice de congés payés, l’ICP correspond à l’indemnité de congés payés. Cette dernière indemnité correspond au montant compensatoire d’une perte de salaire d’un salarié au moment de sa prise de congés dans l’année.
Pour être plus concret, quand un salarié part en congés, les services des ressources humaines calculent et intègrent l’ICP sur le bulletin de paie. L’ICP correspond alors à son absence.
Voici une méthode très fréquemment utilisée dans le cadre de la gestion de paie, notamment en période estivale.
Contrairement à l’ICP, l’ICCP est versée une seule fois, c’est-à-dire à la fin du contrat de travail ou au moment de la rupture. Ces deux types d’indemnités correspondent, quoi qu’il en soit, à une compensation financière en rapport avec l’acquisition de congés. Là où l’ICP compense la prise effective des congés de l’année, l’ICCP compense les congés acquis non pris. Au niveau de la fiche de paie, les congés payés N-1 se retrouvent en bas de la page dans le compteur des congés.
En utilisant un logiciel SIRH qui intègre un module de paie, comme cela est le cas avec PeopleSpheres, il vous est beaucoup plus facile et fluide de distribuer les fiches de paie tout en restant conformes aux réglementations en vigueur.
