Alexandre Diard L’ATS est le CRM des chargés de recrutement. Il leur offre la possibilité de travailler plus rapidement, plus efficacement et de manière transparente tout au long du processus de recrutement. Après avoir défini clairement ce qu’est un ATS et comment il fonctionne, nous vous expliquerons pourquoi ce logiciel RH est indispensable pour les équipes de recrutement. Nous vous donnerons également les clés pour choisir l’ATS le plus pertinent. Et enfin, vous découvrirez en quoi cet outil peut booster l’expérience candidat.
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Qu’est-ce qu’un ATS ?
Définition et fonctionnement
Un ATS (Applicant Tracking System) est un logiciel RH conçu pour la gestion numérique des processus de recrutement et d’embauche au sein des entreprises. L’ATS est bien plus qu’un outil de suivi de candidatures, car il constitue une base de données centrale regroupant les informations sur les postes et les candidats. Il offre aux professionnels RH un contrôle total sur le processus de recrutement, en leur permettant de suivre et de documenter chaque étape du processus.
La diversité des logiciels disponibles aujourd’hui permet aux entreprises de toute taille et de tout secteur d’activité d’avoir ce type d’outil. La plupart des solutions proposées à l’heure actuelle sont en SaaS (Service as a Software). C’est-à-dire que l’ATS n’est pas installé sur un ordinateur, il est accessible directement via le cloud et permet donc à l’utilisateur de l’utiliser de n’importe où et de n’importe quel appareil connecté à Internet.
En fonction du logiciel choisi, on peut diffuser des annonces, collecter des candidatures, les analyser et même générer un reporting en quelques clics. Le système de workflow, intégré dans les ATS, organise, automatise et guide les différentes étapes du processus de recrutement. Il définit un ensemble de règles, d’étapes et d’actions préprogrammées qui définissent comment les candidatures seront traitées et gérées depuis leur réception jusqu’à la sélection finale des candidats.
L’ATS au cœur du processus de recrutement
De par ses interventions à chaque étape, l’ATS est le fil conducteur permettant de mener à bien l’ensemble du processus de recrutement.
L’outil prend tout d’abord en charge la diffusion des offres d’emploi sur diverses plateformes en ligne, comme les sites d’emploi et les réseaux sociaux professionnels. L’ATS agit alors comme un aimant, recueillant les candidatures soumises par les postulants. Grâce à ses capacités d’analyse avancées, il classe automatiquement ces candidatures en fonction de critères préétablis par l’équipe de recruteurs. On peut d’ailleurs paramétrer des questions qui permettent de présélectionner les candidats.
Une fois les candidatures collectées, l’équipe de recrutement examine les profils des candidats directement depuis l’interface. L’aspect collaboratif de l’outil permet aux équipes de communiquer facilement à propos de leurs recrutements en cours.
Quand viennent les étapes du recrutement et de l‘intégration, l’ATS permet d’accéder à des modèles et à des formulaires préremplis. Parfois, des fonctionnalités de signature électronique permettent d’accélérer la procédure et d’automatiser le processus d’intégration. L’automatisation existe également au niveau de l’envoi de messages (email et SMS notamment) et de la programmation de tâches et d’événements.
À tout moment, le logiciel permet de faire le point sur la progression du recrutement en générant des rapports et des analytiques en temps réel. C’est aussi un moyen de consolider automatiquement les feedbacks et les évaluations pour une vision générale. Il aide à analyser les performances du service RH afin d’améliorer les prochaines campagnes de recrutement.
Les logiciels de gestion de candidatures sont aussi très utiles pour la partie sourcing. Au fil des recrutements, les équipes vont pouvoir se constituer un vivier de candidatures et l’étoffer sans cesse.
Les avantages stratégiques de l’utilisation d’un ATS
L’avantage le plus apprécié par les recruteurs utilisant un ATS est le gain de temps. L’outil accélère considérablement le processus de recrutement, en automatisant les tâches administratives, telles que la collecte et la gestion des candidatures. Il réduit également la dépendance au papier, favorisant ainsi une approche plus écologique et efficace.
Le système de pipeline intégré dans l’ATS permet de suivre visuellement le déroulement du processus de recrutement, offrant ainsi une meilleure visibilité et une gestion plus efficace des différentes étapes.
En favorisant la collaboration entre les différentes parties prenantes du processus de recrutement, l’ATS améliore la communication au sein de l’équipe de recrutement ainsi qu’avec toutes les autres parties prenantes du recrutement, dont les managers. Les fonctionnalités de partage d’informations et de commentaires, ainsi que les outils de communication intégrés, permettent une prise de décision plus rapide et plus éclairée.
L’intégration de l’ATS avec d’autres logiciels RH offre une solution complète et centralisée pour la gestion des talents au sein de l’entreprise. Cela permet notamment de faciliter le recrutement virtuel, la gestion des recrutements de masse, la sélection d’un grand nombre de candidats et l’identification des collaborateurs éligibles à une promotion interne.
En assurant la conformité avec les initiatives de recrutement de l’entreprise et en évitant les biais inconscients dans le processus de recrutement, l’outil de suivi des candidatures contribue à promouvoir la diversité et l’inclusion dans l’entreprise.
Quelles sont les caractéristiques d’un bon outil de suivi de candidature ?
Un ATS pertinent doit combiner flexibilité, intégration, convivialité et fonctionnalités avancées afin de répondre aux besoins variés des entreprises en matière de recrutement et d’assurer une expérience efficace et positive pour tous les acteurs impliqués. Il se distingue par plusieurs caractéristiques clés :
- Il est flexible et évolutif
Pour s’adapter aux besoins fluctuants en matière de recrutement d’une entreprise, il est agile et capable d’évoluer dans le temps.
- Il peut s’insérer dans un tout
Il doit pouvoir s’intégrer harmonieusement avec d’autres logiciels de recrutement (et RH en général) pour éliminer les processus manuels et combiner les données de recrutement et des collaborateurs.
- Il est personnalisable
L’ATS doit répondre aux besoins de tous les utilisateurs, y compris les candidats, les recruteurs et les managers, en offrant une expérience efficace et positive pour chacun.
- On peut y ajouter des règles de gestion
Afin de garantir le respect des bonnes pratiques de recrutement et la protection des données personnelles conformément au RGPD, l’outil doit prévoir le paramétrage de règles de gestion.
- Il est basé sur le cloud
Cela permet de réduire les coûts de mise en œuvre et les processus inefficaces, tout en offrant une flexibilité et une évolutivité.
- Il prévoit la gestion complète du parcours candidat
Un seul outil pour l’ensemble du parcours candidat, de la publication de l’offre d’emploi à la sélection finale du candidat.
- Il dispose de fonctionnalités de communication et de collaboration
Cela favorise une coordination efficace entre les membres de l’entreprise, améliorant ainsi la réactivité et la cohésion dans le processus de recrutement.
Un outil pour booster l’expérience candidat
Processus de candidature simplifié
Un ATS offre un processus de candidature simplifié qui améliore considérablement l’expérience des candidats. Grâce à la multidiffusion des offres d’emploi sur différentes plateformes en ligne, les candidats ont une visibilité accrue sur les opportunités professionnelles disponibles. Lorsqu’ils souhaitent postuler, ils peuvent le faire facilement en quelques clics grâce à des formulaires de candidature conviviaux et intuitifs, directement accessibles depuis le site carrière de l’entreprise ou les réseaux sociaux professionnels.
Une fois la candidature soumise, l’ATS prend le relais en simplifiant la gestion des candidatures pour les recruteurs. Toutes les candidatures sont centralisées dans une base de données unique, ce qui permet de les consulter et de les traiter efficacement. De plus, en cas de candidatures spontanées, de cooptation ou de CV reçu par le biais d’un cabinet de recrutement, il est possible d’entrer manuellement les candidatures dans le système, assurant ainsi une gestion complète de tous les candidats.
Cette simplification du processus de candidature permet aux recruteurs de se concentrer sur l’essentiel : évaluer les candidatures et pourvoir les postes vacants le plus rapidement possible. En offrant une expérience fluide et intuitive aux candidats et en simplifiant le suivi des candidatures pour les recruteurs, un ATS contribue à attirer les meilleurs talents sur le marché.
Communication transparente avec les candidats
L’ATS permet de communiquer de manière transparente avec les candidats tout au long du processus de recrutement. Ces derniers peuvent avoir un accès facile à leur dossier de candidature et être informés en temps réel de l’avancement de leur candidature grâce notamment aux notifications automatiques. Cette transparence renforce leur confiance envers la marque employeur de l’entreprise et améliore leur expérience globale.
Les fonctionnalités intégrées du logiciel de suivi de candidatures, telles que la CVthèque et les outils de multidiffusion, permettent aux recruteurs de gérer efficacement les candidatures reçues. En centralisant toutes les informations dans un seul système, l’ATS simplifie la gestion du recrutement et permet aux recruteurs de gagner du temps dans le suivi des candidats. Ils ont ainsi plus de temps pour communiquer avec les candidats.
En conclusion…
L’ATS va au-delà du simple outil de gestion des candidatures ; il incarne une véritable révolution dans la façon dont les entreprises gèrent leurs talents. En permettant une optimisation du processus de recrutement et en favorisant une meilleure qualité, efficacité et équité dans la gestion des talents, il devient un pilier essentiel de la stratégie RH moderne. Investir dans un ATS adapté permet non seulement de recruter plus efficacement, mais également de renforcer la compétitivité de l’entreprise sur le marché du travail. Pour aller plus loin dans l’amélioration de leurs pratiques RH, les entreprises peuvent également explorer d’autres solutions complémentaires telles que les logiciels de gestion des talents ou de gestion de la performance.
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