9 min
5 raisons de mettre en place la signature et l’archivage électronique
Rédigé par
Alexandre Diard La transition et la transformation digitale sont en marche depuis plusieurs années déjà dans les entreprises et dans la société en général. De nouvelles innovations voient le jour et permettent ainsi aux entreprises d’accroître leur efficacité et de gagner un temps considérable.
Mais qu’en est-il de la signature électronique ? Comment s’intègre t-elle au sein d’une entreprise et quels sont ses bénéfices réel ? Et l’archivage numérique, qu’apporte cette innovation aux entreprises ?
Découvrez les 5 bonnes raisons de mettre en place la signature électronique et l’archivage numérique dans votre entreprise.
Pas le temps de lire l’article en intégralité ? 📚
Recevez l’article en version PDF.
Nos autres articles :
- 5 astuces pour que la formation professionnelle soit simplifiée
- Comment mettre en place la formation numérique dans son entreprise ?
- Tout savoir sur le portail RH !
Simplifier les processus administratifs : gagner en temps, en efficacité et en place
La dématérialisation est aujourd’hui essentielle et indispensable pour toutes les entreprises. Et la contractualisation n’y échappe pas. Dans une société où tout va de plus en plus vite, les entreprises doivent suivre le rythme. Avec une solution de signature électronique tout devient plus rapide. Un simple envoi par mail et le client peut signer immédiatement. Cela résout également un problème de mobilité. La simplification et la rationalisation des processus administratifs n’est pas négligeable.
Gain de temps
Aujourd’hui avec la signature électronique il est possible de signer un contrat n’importe où depuis son smartphone avec une connexion internet.
Sans signature électronique, avec une signature manuscrite, il peut y avoir un énorme délai entre l’envoi du contrat et la réception de celui-ci par le client, mais également un énorme délai dans le sens inverse pour le retour de ce même contrat à l’entreprise. Ce délai peut même être de plusieurs semaines.
Le gain de temps se trouve aussi dans les relances. Grâce à la signature électronique vous pouvez effectuer vos relances par mails mais également par notifications. Cela facilite l’interactivité et évite des délai trop long.
Plus d’efficacité
Au-delà du gain de temps, l’entreprise gagne également en efficacité et en productivité. Car un gain de temps sur cette tâche équivaut à plus de temps pour en effectuer d’autres. La signature électronique permet ainsi une optimisation importante du temps.
Plus d’efficacité également car le parcours client est simplifié, ce qui facilite aussi le travail de vos collaborateurs.
Le travail des collaborateurs est également facilité par l’archivage numérique : Impossible de perdre le moindre fichier. Triez facilement, rangez et retrouvez vos documents.
Gain de place
Qui dit signature électronique et archivage numérique dit également moins de papier à ranger, à trier et surtout plus de place. La dématérialisation et la signature électronique permettent un gain de place considérable : fini l’encombrant système d’archivage de papier. Fini également de fouiller dans tous les classeurs. Vos contrats et documents sont classés, triés et conservés de façon numérique.
Une sécurité renforcée
La sécurité est un élément essentiel pour toutes les entreprises. Comment protéger ses données, ses fichiers ? Contrairement à ce que beaucoup peuvent penser, la signature électronique peut s’avérer beaucoup plus sécurisée qu’une signature manuscrite. Ce n’est pas une signature manuscrite numérisée, c’est bien plus que ça. C’est un procédé qui garantit la date et l’heure de la signature. Il garantit également que le contenu du contrat n’a pas été modifié et que c’est le bon interlocuteur qui a signé.
La signature électronique contient en réalité une empreinte numérique qui reste sur le document signé. Le moindre changement sur le document peut ainsi être détecté. C’est pour cette raison qu’on parle pour la signature électronique de cachet d’inviolabilité. Il existe également un horodatage qui scelle le document.
Mais quelle est la différence entre faire signer un contrat manuscrit ou électronique ? Depuis le 13 mars 2000, AUCUNE ! La signature manuscrite et la signature électronique possèdent la même valeur juridique.
Il en est de même pour l’archivage numérique : la sécurité est garantie et même supérieure à un archivage classique. Il existe une norme AFNOR développée en 2013 et permettant de garantir la pérennité, l’intégrité et la confidentialité des données archivées.
La pérennité : vous devez définir la durée de conservation des données ou fichiers archivés en fonction des obligations et des lois.
L’intégrité : L’intégrité des données est assurée par des certificats ou des authentifications. Cela passe par les métadonnées du document ou encore l’horodatage du fichier.
La confidentialité : La confidentialité d’un fichier est assurée par des preuves qui sont rendues au clients lorsque celui-ci récupère ses fichiers : il peut ainsi consulter l’heure à laquelle le fichier a été déposé, la personne qui l’a déposé … Toutes ces preuves permettent de s’assurer qu’il s’agit du fichier original.
La signature électronique et l’archivage numérique doivent donc respecter certaines normes qui permettent d’assurer la sécurité des données et des fichiers.
Une réduction des coûts
« Pour une entreprise d’une centaine de personnes, le coût direct de la consommation de papier est évalué entre 10 000 et 25 000 euros par an. »* Au-delà du coup du papier il faut aussi prendre en compte le coût de l’encre et de l’imprimante. Avec la signature électronique on peut donc facilement éviter ces coûts. On peut aussi éviter les coûts d’affranchissement du courrier et ces coûts ne sont pas négligeables : cette réduction des frais matériels est un véritable avantage pour votre entreprise.
Enfin second point vu précédemment, la signature électronique fait gagner du temps à vos collaborateurs et donc de l’argent.
Véhiculer une image innovante
Les clients ainsi que vos collaborateurs ont de nouvelles attentes de votre entreprise. Une entreprise doit aujourd’hui porter une attention particulière aux bien-être de ses employés par exemple. Dorénavant, elle doit aussi s’adapter rapidement aux changement de mentalité. Une entreprise qui s’adapte en toutes circonstance rebondira facilement. Aujourd’hui il est donc temps pour les entreprises de s’adapter au numérique et aux nouvelles méthodes de travail innovantes que propose celui-ci.
L’innovation est un levier d’amélioration de l’image de marque très important. Il peut vous permettre de vous différencier et de montrer votre dynamisme au monde, à vos clients, à vos collaborateurs, à vos fournisseurs ainsi qu’à vos futurs candidats.
La signature électronique peut être un bon moyen d’améliorer votre image de marque et de répondre aux attentes actuelles de la société. La signature électronique, si vous l’intégrez à votre entreprise participera à la fidélisation de vos clients. En effet, vos clients seront satisfaits par ce petit + que vous leur proposerez. C’est ce genre de détail qui va faire que vos clients ne voudront se fier qu’à vous.
Pour donner un exemple simple : fini de recevoir par courrier postal un contrat qu’il faut ensuite renvoyer. Fini également les déplacements pour signer ce contrat. Votre client recevra simplement un mail, il gagnera du temps et vous aussi. Le parcours client est simplifié. Vos collaborateurs ainsi que vos clients seront satisfaits de ce nouveau service innovant et retiendront de votre entreprise que c’est une entreprise avec un service de qualité. Les retours d’expériences client sur la signature électronique sont souvent très bons et les entreprises agiles ont souvent une croissance supérieure aux autres entreprises.
L’archivage numérique véhicule lui aussi une image innovante auprès de vos collaborateurs : ce stockage à long terme permet une durée de vie des supports plus longue mais aussi un accès au contenu simplifié.
Une réduction de l’impact écologique
L’écologie est aujourd’hui un sujet majeur dans notre société. Avec l’arrivée du digital, nous avons tendance à penser que notre consommation de papier est en baisse et pourtant, on sait qu’aujourd’hui 46% de la population active consomme en moyenne entre 70 et 85 kilos de papier par ans ce qui équivaut à 3 ramettes de papier.
C’est pour cette raison qu’en janvier 2018 est entrée en vigueur l’obligation de trier et de recycler ses déchets papiers. Ce recyclage pourrait permettre d’éviter 390 000 tonnes de CO2 par an.
Face à cette surconsommation de papier, les entreprises ont donc un défi de taille !
La signature électronique peut être une solution pour diminuer votre consommation papier : grâce à la signature électronique, plus besoin d’imprimer en triple exemplaire ce fameux contrat pour le faire signer. Vous pouvez directement l’envoyer par mail aux personnes concernées. Ainsi, plus besoin d’impression, d’enveloppe…
ℹ️ Ce procédé simple permettrait donc de diminuer l’empreinte carbone de votre entreprise mais aussi d’améliorer votre image de marque : selon une étude de Neopost, environ 55% des français considèrent la signature électronique comme utile pour l’empreinte écologique. En la mettant en place dans votre entreprise, vous satisferez donc vos collaborateurs.
