Alexandre Diard Les congés payés font chaque année partie d’une des missions les plus importantes des services RH à l’approche du mois de mai. En effet, les employés retardataires ayant des congés non soldés les posent sur le mois de mai et à cela s’ajoute les nombreux jours fériés. Une bonne gestion des congés est donc primordiale pour les entreprises.
Le logiciel Congés et Absences de PeopleSpheres permet d’organiser la gestion de cette tâche et optimiser le temps de travail. A l’aide du socle RH PeopleSpheres, les données récupérées seront connectées automatiquement à d’autres logiciels, qui par exemple, vous permettront de planifier au mieux vos plannings. Ne vous tracassez plus pour les congés et demandez votre essaie gratuit de notre solution PeopleSpheres.
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Depuis 1982, les salariés français ont droit à 5 semaines de congés payés par an, faisant ainsi de la France l’un des pays dans lesquels les congés payés sont les plus longs au monde. Ces jours de congés payés ne sont valables uniquement pendant la période de référence (1er juin au 31 mai). Autre particularité des congés payés, il est également impossible de prendre tous ses congés en une fois sauf exception, le maximum étant de 4 semaines consécutives.
Malgré une pratique courante dans les entreprises, la loi ne rend pas obligatoire le report des congés payés pour l’année suivante. Un employé n’ayant pas pris tous ses jours de congés payés au 31 mai les perdra définitivement. De plus, ces derniers ne sont pas récupérables en indemnités excepté en cas de rupture de contrat, les congés payés seront donnés lors du solde de tout compte.
Qu’entend-on par anticipation de la gestion des congés payés ?
L’anticipation de la gestion des congés payés en mai est primordiale pour un planning de congés payés efficace. L’utilisation complète des congés payés par les employés relève de la responsabilité de l’entreprise. Elle doit veiller à ce que tous ses collaborateurs utilisent leurs jours de congés en temps et en heure dans le cadre fixé par la loi et la convention collective. Anticiper la gestion des congés payés et des absences de ses collaborateurs permet à l’entreprise de gérer efficacement les employés n’en ayant pas posé ou même les jours de fractionnement.
Qu’est ce qu’un jour de fractionnement ?
« Lorsque le congé principal est d’une durée supérieure à douze jours ouvrables, il peut être fractionné avec l’accord du salarié. Cet accord n’est pas nécessaire lorsque le congé a lieu pendant la période de fermeture de l’établissement. Une des fractions est au moins égale à douze jours ouvrables continus compris entre deux jours de repos hebdomadaire. » Article L3141-19
Les jours de congés payés restants sont dits de fractionnement – à noter que la 5ème semaine de congés payés ne rentre jamais en compte pour les jours de fractionnement. Ces jours de fractionnement sont des jours de congés supplémentaires accordés au salarié.
Dans quel cadre est-il possible d’obtenir un jour de congés payés supplémentaire ?
– Lorsque le salarié a entre 3 et 5 jours restants sur son congé principal, il obtient un jour supplémentaire.
– Lorsque le salarié a entre 6 et 12 jours restants sur son congé principal, il obtient deux jours de congés payés supplémentaires.
La période légale du congé payé principal se terminant le 31 octobre, la gestion et le calcul des jours de fractionnement ne peut se faire qu’à partir de novembre. Il est tout de même possible de déroger à cette règle avec la convention collective de l’entreprise ou un accord collectif ou si tout simplement le salarié y renonce.
Pourquoi anticiper et améliorer sa gestion des congés sur la période de mai ?
L’anticipation de la gestion des congés payés lors de périodes de fortes absences telles que mai ou les vacances d’été présente plusieurs avantages.
Effectivement, cela permet d’éviter une partie des départs massifs en congés payés en mai. En effet, une partie est due aux retardataires devant prendre leurs jours de congés payés avant le 31 mai. Pour éviter cela, une bonne gestion des congés est essentielle. Le service RH et les responsables d’équipe ont pour responsabilité de relancer les salariés régulièrement si ces derniers n’ont pas effectué de demande de congé.
Ensuite dans le cas d’une mauvaise gestion, le manque de suivi des congés payés des employés est un des facteurs causant les périodes de forte absence et peut avoir des conséquences néfastes telles que :
– Altération de l’image de l’entreprise
– Perturbation des employés
Le manque de personnel se fait ressentir sur l’activité de l’entreprise : la qualité du service offert peut notamment se dégrader (délai supplémentaire, …). Une dégradation de l’image auprès des différents partenaires externes est possible. Prévoir, anticiper et mettre en place une meilleure gestion de la période des congés payés de mai permet ainsi d’éviter des désagréments avec les partenaires.
En outre, les employés travaillant pendant ces périodes de fortes absences connaissent un rythme de travail perturbé. Cela peut affecter leur productivité mais également leur bien-être au travail. Dans l’optique d’être le plus efficace possible même à effectif réduit, anticiper au maximum la gestion des départs en congés payés permet de préparer les employés pour cette période creuse.
Exemple concret de la nécessité d’une bonne gestion des congés payés
Pour bien comprendre la nécessité d’anticiper la gestion des congés payés, nous allons prendre un exemple concret.
Il existe plusieurs solutions face à ce problème évitant de mobiliser une personne du service RH le jour même de la date de paie. Les solutions de gestion suivantes peuvent être mise en place :
– Automatiser la gestion de la paie
– Faire un virement plus tôt et prévenir ses employés en conséquence
– Verser un acompte à ses employés dont le montant est le plus proche possible de leur salaire initial et les prévenir de ce changement
Dans tous les cas, cela demande de la prévision au niveau de la gestion des congés payés et des absences de l’entreprise
Une bonne communication est clef pour une gestion de congés efficace
Une communication efficace entre les différentes parties prenantes vous permettra de mieux gérer votre planning de congés au sein de votre entreprise. Cela va également de paire avec l’anticipation desdits congés ! En effet, prévoir et anticiper les périodes de départs massifs tel que le mois de mai est essentiel pour l’activité de l’entreprise. Pour cela, lancer une campagne pour récolter les souhaits de congés des collaborateurs en début d’année présente de multiples avantages d’un point de vue organisationnel. Le manager a le temps d’organiser le planning de congés à l’avance et donc d’avoir une vue globale claire et précise de son effectif sur les périodes de fortes absences. Le salarié est également fixé rapidement sur la validation de ses vœux et a le temps de s’organiser personnellement en conséquence. Dans les deux cas, la communication facilite l’échange entre les acteurs et ainsi la gestion des congés.
Comment anticiper les congés de mai ?
Il est possible d’anticiper la gestion des congés en automatisant une partie des actions nécessaires. En effet, une gestion automatique des plannings de congés payés simplifie la vie des employés, des responsables d’équipe et du service RH. Pour cela, il est possible d’avoir recours à des outils de gestion RH tels que des logiciels. S’inscrivant dans une ère où le développement de nouvelles technologies est maître, ces logiciels utilisent les dernières technologies disponibles sur le marché au service de la gestion de votre entreprise.
Les avantages de ce nouveau mode de gestion sont multiples :
1- Meilleure vue sur le planning des congés payés
2 – Planning à jour en toutes circonstances
3 – Calcul des indemnités plus simple
4 – Fiabilité des informations
5 – Facilitation du processus pour les soldes tout compte
1 – Meilleure vue sur le planning des congés payés
Les employés ont une vision claire sur leur nombre de jours de congés payés restants ainsi que les congés à venir ou pris précédemment. Les responsables d’équipe ont un panorama exact des congés de leurs collaborateurs et peuvent donc ajuster et gérer les projets en fonction. Le service RH est informé de chaque départ et en cas de malentendu régler rapidement le problème.
2 – Planning à jour en toutes circonstances
Les demandes et les validations des congés sont directement effectué dans le logiciel. Ceci permet au planning de congés d’être à jour en toutes circonstances et pour tous les collaborateurs. Cela facilite la gestion pour le service RH et les responsables d’équipe.
3 – Calcul des indemnités plus simple
Du fait que les informations soient automatiquement à jour, les solutions logiciels de gestion des congés payés offrent également la possibilité de calculer les indemnités plus simplement et rapidement.
4 – Fiabilité des informations
Tous les collaborateurs ont accès (employé, service RH, responsables) à leur planning mais ont également une vue sur le processus de validation. Tout ceci permet d’obtenir une grande fiabilité des informations présentes dans le logiciel.
5 – Facilitation du processus pour les soldes tout compte
L’outil vous permet de suivre le compte des jours de congés payés restants avec une grande précision ce qui facilite grandement le processus lors du départ d’un collaborateur.
Découvrez les 5 astuces pour anticiper les congés payés de mai et grâce à nos astuces découvrez une méthode de gestion des congés payés et des absences plus efficace.
Conclusion
Pour bien appréhender la période de mai ou celle des vacances d’été, il est essentiel d’anticiper les demandes de congés payés des collaborateurs au maximum.
Une bonne communication est la clef pour une gestion des congés efficace : communiquer auprès de vos employés sur le sujet et auprès des responsables d’équipes. Il est nécessaire que les règles établies par la loi et par la convention collective soient connues de tous. Claires et précises, faites connaître les règles du jeu à vos collaborateurs pour éviter toutes mauvaises surprises.
Le suivi permanent du planning des congés est indispensable. Ce suivi permet aux employés d’être au cœur du processus de demande de congés et de le suivre. Il clarifie et simplifie la tâche pour les responsables d’équipes ainsi que pour le service RH. Une réorganisation interne s’avère essentielle lors des départs temporaires massifs. Elle peut prendre plusieurs formes : changement de répartition des tâches, embauches temporaires en CDD/intérim/job étudiants. Une solution doit être trouvée pour pallier le manque de ressources humaines.
Finalement, une automatisation de la gestion des congés est une solution simple permettant de répondre à cette problématique très facilement. Des outils de gestion tels que les logiciels RH permettent d’automatiser la gestion des plannings de congés et de simplifier la communication entre le service RH, les responsables d’équipes et les employés. Disposant d’informations fiables et à jour, ils offrent une vue globale sur le planning à tous les utilisateurs et simplifient les calculs des indemnités et des soldes de tout compte.
Repenser les congés payés en profondeur ne s’arrête pas qu’à la gestion de ces derniers. Une nouvelle pratique venue tout droit de la Silicon Valley émerge : les congés illimités. Modèle de pensée en forte croissance en France, il permet d’améliorer le bien-être des employés et leur productivité.
