PeopleSpheres En France, 60 % des responsables RH affirment ne pas avoir les ressources nécessaires pour faire leur travail¹.
Si vous lisez ces lignes, il y a de grandes chances que vous en fassiez partie. Ou peut-être venez-vous d’arriver dans une entreprise où tout est à construire… ou au moins à améliorer. Dans un monde où les équipes RH sont sollicitées dans tous les sens, difficile de répondre à toutes les attentes tout en gardant la maîtrise de vos missions.
En 2023, 79 % des pros RH ont déclaré recevoir plus de demandes de la part des collaborateurs².
Et vous savez sans doute mieux que quiconque à quel point cette hausse peut impacter directement l’efficacité de votre équipe.
À cela s’ajoutent les attentes changeantes des employés, les nouvelles réglementations et les process interminables… Pas vraiment de votre côté ! Quand tout s’accumule, un manque d’effectif en RH peut vite se faire sentir. D’ailleurs, 81 % des professionnels RH disent frôler le burn-out². Un chiffre qu’on ne peut pas ignorer et qui montre à quel point il est crucial de renforcer votre équipe.
Ces chiffres sont plutôt inquiétants, et il y a de quoi décourager. Mais c’est justement pour ça qu’on est là : pour vous aider à traverser cette phase. Dans cet article, on vous montre comment bâtir une équipe RH solide en seulement 30 jours, étape par étape. Et soyons clairs : vouloir améliorer votre équipe ne veut pas dire qu’elle ne fait pas déjà du bon travail. Ça veut juste dire qu’il y a moyen de passer à la vitesse supérieure !
30 jours pour constituer une équipe RH performante
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Guide étape par étape pour bâtir une équipe RH solide
Jour 1 à 3 : Évaluation et préparation
Le premier jour, c’est le plus important. C’est le point de départ de tout ce qui va suivre. Il faut donc donner le ton dès le départ. Si vous voulez savoir comment créer une équipe RH performante, il faut repartir de zéro.
Avant de foncer, prenez le temps de faire un état des lieux précis. C’est la seule façon de s’assurer que vos prochaines actions répondent vraiment aux besoins de votre équipe.
Pour cette analyse, concentrez-vous sur trois points : l’état de vos données RH, vos processus RH et vos outils RH.
L’état de vos données RH
Passez au crible les données RH de votre entreprise. Repérez les erreurs, doublons ou informations manquantes. Ces données sont essentielles : elles alimentent vos documents administratifs, permettent de suivre les indicateurs clés, soutiennent la prise de décision et servent à vos reportings RH.
Les processus RH
Listez tous vos processus RH actuels. Puis demandez-vous s’ils :
- Ont été mis à jour récemment
- Sont toujours en phase avec l’évolution de l’entreprise et les attentes des collaborateurs et candidats
Les outils RH
Notez tous les outils que votre équipe RH utilise aujourd’hui. Pour chacun, posez-vous les questions suivantes :
- À quoi sert-il concrètement ?
- Quelles sont ses forces et ses limites ?
- Est-il évolutif pour accompagner la croissance de l’équipe et de ses besoins ?
À partir de ce diagnostic global, partagez vos conclusions avec la direction. C’est l’occasion idéale de construire une vision RH commune à court, moyen et long terme, avec des objectifs qualitatifs et quantitatifs.
Cette vision RH donnera le cap à votre stratégie. Elle clarifiera le rôle des RH, fixera les priorités et définira l’impact que vous voulez avoir sur l’entreprise et ses équipes. Bref, la base d’une feuille de route RH solide.
Jour 4 à 9 : Définir la structure de l’équipe
Maintenant que vous avez pris du recul et obtenu une vue claire de vos besoins RH, il est temps de passer à la structuration de l’équipe.
Commencez par décider comment vous voulez organiser le service. Vous pouvez le découper en pôles clés : recrutement, administration, SIRH, formation, etc.
Une fois cette base posée, précisez le périmètre, le rôle et les responsabilités de chacun. Plus c’est clair, plus il sera facile de repérer les manques, qu’il s’agisse de postes à pourvoir ou de ressources complémentaires.
Pour identifier vos besoins de recrutement, concentrez-vous sur deux points :
- Les compétences qui manquent
- Le nombre de personnes nécessaires dans chaque pôle ou fonction
Ensuite, rédigez les fiches de poste…
C’est une étape clé pour mettre en valeur votre entreprise et votre équipe RH. Chaque fiche doit être attractive, préciser clairement les missions et attentes, et présenter les avantages du poste. Une fois validées, on passe à l’action !
Le recrutement se déroule en plusieurs étapes :
- Publiez vos offres sur les plateformes populaires comme Indeed, Welcome to the Jungle et bien sûr LinkedIn.
- Triez les candidatures reçues pour identifier les meilleurs profils.
Selon le poste, ne vous limitez pas aux compétences techniques et à l’expérience. Évaluez aussi les soft skills, les centres d’intérêt et la personnalité.
Après cette sélection, lancez la phase d’entretiens. Cela demande un peu d’organisation : préparer les questions, planifier les rendez-vous, et trouver un moyen objectif de comparer les candidats. Cela peut passer par plusieurs entretiens ou des tests / études de cas.
Vous pouvez aussi impliquer plusieurs personnes dans le process : par exemple, un premier entretien avec le manager, un second avec un membre du comité de direction pour un regard plus global. Cela aide à prendre une décision plus éclairée. Une fois le choix fait, informez le candidat retenu et préparez son onboarding.
Jour 10 à 13 : Communication claire et fluide
Après avoir structuré votre équipe RH et lancé vos premiers recrutements, place à la communication — en interne dans l’équipe RH, mais aussi à l’échelle de l’entreprise. Des messages clairs et cohérents facilitent l’adhésion et l’alignement de tous.
Commencez par annoncer la réorganisation RH en interne, pas seulement à l’équipe RH mais aussi aux managers et collaborateurs. L’équipe RH doit l’apprendre en premier, puisqu’elle est directement concernée. Ce message doit expliquer les changements, partager la nouvelle vision et mettre en avant le rôle stratégique des RH dans l’entreprise.
Utilisez les canaux déjà en place : portail RH, email, réunions d’équipe, ou outils collaboratifs comme Microsoft Teams. À la fin, chaque collaborateur doit savoir :
- Quelle est la nouvelle vision
- Pourquoi ces changements ont lieu
- Quels outils et ressources vont les accompagner
Pour l’équipe RH, cette communication doit aller plus loin. Organisez des points réguliers et des échanges ouverts pour que chacun puisse poser ses questions et se sentir impliqué. Plus la vision est claire, plus vos actions seront efficaces et impactantes. Vous pouvez aussi instaurer des rituels récurrents qui permettent de garder le cap et de rester alignés.
Exemples de formats :
- 1:1 hebdo avec le manager : pour faire le point, lever les blocages, donner du feedback constructif et partager des conseils sur la gestion du stress, la prise de parole ou la priorisation.
- Réunion d’équipe hebdo : pour passer en revue les projets en cours et à venir, célébrer les réussites et partager les apprentissages. Cela renforce la collaboration et la performance par l’échange et l’expérience collective.
Ces rendez-vous réguliers créent de la confiance, alignent tout le monde et renforcent le sentiment de responsabilité individuelle.
Pour que la communication perdure, appuyez-vous sur des outils simples qui fonctionnent aussi bien en présentiel qu’à distance. Microsoft Teams, par exemple, est largement utilisé et coche toutes les cases en matière d’échanges et de travail d’équipe.
Jour 14 à 20 : Préparer l’onboarding et le développement des compétences
Maintenant que votre équipe RH est en place, que les recrutements sont lancés et que la vision est claire, il est temps de préparer l’arrivée des nouvelles recrues.
C’est une étape clé pour qu’elles s’intègrent vite et deviennent rapidement partie prenante de la dynamique d’équipe. C’est aussi l’occasion idéale de faire monter en compétences les collaborateurs déjà en poste, pour les aligner avec les profils qui arrivent.
Pendant que vous préparez l’onboarding, commencez aussi à bâtir un plan de formation pour renforcer la confiance et les compétences de l’équipe, surtout si tous ces changements peuvent sembler un peu lourds à digérer. Privilégiez des formats courts, engageants et immédiatement actionnables pour maximiser l’impact. Si vous avez déployé de nouveaux outils lors de la réorganisation, c’est le moment parfait pour former tout le monde à leur utilisation.
Jour 21 à 25 : Cohésion d’équipe & culture d’entreprise
Votre équipe est prête à accueillir les nouvelles recrues et a déjà les bonnes formations en poche. Mais les compétences et la formation ne suffisent pas à atteindre un haut niveau de performance : il faut aussi un vrai esprit d’équipe. Construire une culture commune, des valeurs fortes et un véritable sentiment d’appartenance peut tout changer.
Pour commencer à forger cette culture, rien ne vaut un atelier dédié. L’objectif ? Créer un espace d’échange ouvert sur les valeurs, la dynamique d’équipe et l’état d’esprit RH que vous voulez adopter. Cet atelier peut se faire en présentiel ou à distance.
Ce moment est idéal pour impliquer tout le monde et donner la parole à chacun. Ensemble, vous définirez :
- Le style de collaboration idéal de l’équipe
- Les engagements des RH envers les managers et les collaborateurs
- Les comportements attendus au sein de l’équipe RH
Vous pouvez aussi organiser un atelier de team building avec des activités ludiques et détendues pour souder réellement l’équipe. Ces moments sont essentiels pour renforcer la confiance et les liens entre collègues.
Une fois ces ateliers passés et les premières actions lancées, prenez le temps de célébrer les avancées et les succès. C’est une excellente façon de maintenir la motivation et de créer une dynamique positive grâce à une communication claire.
Cette phase vise aussi à reconnecter l’équipe RH avec l’entreprise. Les RH peuvent partager des mises à jour plus largement via des réunions d’équipe, des messages internes sur le portail RH, etc.
Et ne sous-estimez pas le pouvoir des moments informels. Ils rassemblent, mettent en valeur vos collaborateurs et permettent de leur montrer une reconnaissance bien méritée.
Jour 26 à 30 : Suivi et pilotage de la performance RH
Maintenant que votre équipe tourne à plein régime, qu’elle partage une vision commune et développe de nouvelles compétences, il est temps de se pencher sur les premiers résultats. Cette sixième et dernière étape de votre plan sur 30 jours vise à transformer vos actions en impact mesurable.
Pour cela, commencez par choisir des indicateurs clés (KPI) à suivre dans le temps, en privilégiant ceux qui donnent une image claire de l’impact réel de votre équipe.
Il existe bien sûr de nombreux autres KPI qui peuvent correspondre encore mieux à vos objectifs. À vous d’identifier ceux qui comptent vraiment. Suivre les KPI, c’est bien. Mais les analyser et les monitorer sur la durée ? C’est là que réside la vraie valeur. Pour y parvenir, il vous faut des tableaux de bord clairs, visuels et faciles à partager.
Ce type de dashboard RH vous permet de piloter l’équipe plus efficacement et de disposer d’une base solide pour échanger avec la direction et les parties prenantes clés sur la stratégie et la prise de décision.
Une fois vos données RH collectées et analysées, il est temps de bâtir un plan d’action sur 3 mois. Appuyez-vous sur vos résultats pour définir les bons objectifs et priorités.
Ce plan doit inclure :
- Des actions claires et concrètes
- Des objectifs spécifiques, mesurables et atteignables
- Un calendrier avec des jalons clés
- Une répartition précise des responsabilités dans l’équipe
Cela permet de maintenir la dynamique et de motiver l’équipe RH avec des objectifs réalistes, mesurables… et qu’on pourra fêter une fois atteints.
1 Radioscopie des Directions des Ressources Humaines menée Cegos, 2024.
2 Baromètre RH 2024 – Tissot x Payfit
