Le congé maternité : tout ce qu’il faut savoir en tant que RH

Lorsque l’on travaille dans un service RH, on se doit de tout savoir sur les droits de nos collaborateurs, notamment en matière de congé maternité. Impossible d’envisager de ne pas répondre aux questions d’une salariée enceinte par manque de connaissances.

Combien de temps dure le congé maternité ? Comment est-il rémunéré ? Toutes les salariées y ont-elles droit ? Quels sont les devoirs de l’employeur à l’égard d’une salariée enceinte ? Voici les informations essentielles que le service RH se doit d’avoir pour contribuer au bon déroulement du congé maternité (avant, pendant et après).

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Congé maternité : droits, durée et calcul des indemnités

Le congé maternité est un droit obtenu par les femmes depuis le XXe siècle. Il a beaucoup évolué depuis cette date et il continue d’évoluer sans cesse. Les équipes RH doivent donc se ternir informées sur les éventuelles mises à jour. Les éléments les plus importants à connaître sur le congé maternité concernent sa durée, son calcul et ce qu’il apporte à votre salariée enceinte.

Les droits

Il faut savoir que le congé maternité ne concerne pas uniquement vos salariées en CDI. Toutes les femmes de votre entreprise peuvent en bénéficier, y compris celles en CDD ou en alternance. De plus, aucune condition d’ancienneté ne s’applique pour l’obtenir.

Lors du congé maternité, le contrat de la salariée est seulement suspendu. Cela signifie que le congé est assimilé à du temps de travail effectif. Cette période, non travaillée, est donc comptabilisée pour le calcul de l’ancienneté, des congés payés ainsi que pour la retraite.

La suspension du contrat implique que l’entreprise n’a pas à verser de salaire à la salariée pendant cette période. C’est habituellement la CPAM qui verse directement des indemnités journalières (IJSS) à la salariée. Cependant, votre convention collective ou vos accords de branche peuvent prévoir un maintien de salaire intégral pendant le congé maternité. À ce moment-là, vous devez décider de prendre totalement en charge la rémunération ou bien de verser un complément de salaire. Dans le premier cas, vous avez la possibilité de demander une subrogation des IJSS à la CPAM.

Notez que les salariées enceintes ont également des droits concernant leurs examens médicaux obligatoires. Elles sont autorisées à s’absenter dès que le rendez-vous est prévu par l’Assurance Maladie.

La durée

La durée du congé maternité est variable, elle dépend de plusieurs facteurs : le nombre d’enfants à charge et s’il s’agit d’une grossesse dite « simple » (un seul enfant attendu) ou non.

Cette durée se situe entre 16 et 46 semaines et elle est divisée en deux parties : la période prénatale (avant l’accouchement) et la période postnatale (après la naissance de l’enfant).

La répartition du congé avant et après l’accouchement se fait comme suit :

• Pour une grossesse simple, sans enfant ou avec un enfant à charge : 6 semaines avant l’accouchement + 10 semaines après l’accouchement
• Pour une grossesse simple, avec deux enfants à charge ou plus : 8 semaines avant + 18 semaines après l’accouchement
• Pour une grossesse gémellaire : 12 semaines + 22 semaines
• Pour une grossesse multiple : 24 semaines + 22 semaines

Un calendrier édité par la CPAM permet de connaître les dates de congé pour chaque salariée. Toutefois, les périodes prénatale et postnatale peuvent être modifiées, notamment en cas d’accouchement prématuré ou tardif. La salariée dispose également du droit de reporter une partie de son congé prénatal (trois semaines maximum) sur le congé postnatal.

Il arrive que certaines grossesses ne se passent pas correctement. Si un risque médical est constaté par un arrêt de travail, un congé pathologique peut être enclenché. Cette disposition, de deux semaines maximum, peut être prise n’importe quand pendant la grossesse, et est indemnisée de la même manière que le congé maternité.

Le calcul des indemnités

Maintenant que vous savez comment définir la période de congé maternité, découvrez comment la salariée est indemnisée à cette occasion.

La CPAM se base sur le montant brut des trois derniers salaires perçus avant l’interruption de travail pour établir un salaire journalier de base. Cependant, le salaire de référence ne peut pas dépasser le plafond mensuel fixé à 3 666 €.

Le calcul du gain journalier est ensuite le suivant : ((salaire × 3) / 91,25) × 79 %.

Ainsi, le montant maximal des indemnités journalières en 2023 est de 95,22 €.

De manière générale, les IJSS sont calculées en jours calendaires réels. Elles ne sont pas soumises aux cotisations sociales, uniquement à CSG et CRDS. La CPAM les verse tous les 14 jours à la salariée en congé maternité.

Quels sont les devoirs de l’entreprise ?

L’employeur est tenu de respecter un certain nombre de dispositions avant et après l’accouchement de sa collaboratrice. Il doit notamment :

Maintenir le contrat de travail

Le contrat est simplement suspendu. La salariée doit donc retrouver un poste similaire à son retour de congé (c’est-à-dire de même niveau, avec une rémunération au moins équivalente, de même nature, avec les mêmes fonctions et dans la même zone géographique). De plus, au cours de la période de grossesse, ainsi que pendant les dix semaines suivant la fin du congé maternité, l’employeur ne peut pas licencier une salariée.

Maintenir la rémunération et les avantages sociaux

Une indemnité journalière doit être versée à la salariée par la CPAM, avec un éventuel complément versé par l’employeur afin de maintenir une rémunération proche du salaire habituel. De même, les avantages sociaux (mutuelle et prévoyance) doivent être maintenus pendant le congé maternité.

Laisser un temps de repos suffisant à la salariée

Celle-ci bénéficie d’une période de repos prénatal et postnatal. L’employeur se doit de s’assurer que chacune des 2 périodes est bien respectée.

Protéger la santé et la sécurité de la salariée enceinte

L’employeur doit prendre en compte les recommandations du médecin du travail et du médecin de la salariée pour assurer la santé et la sécurité de celle-ci. Il est donc dans l’obligation de prendre en compte les absences de la salariée pour se rendre aux examens médicaux obligatoires.

L’informer sur ses droits

L’employeur a l’obligation d’informer sa salariée de ses droits spécifiques liés à la maternité, y compris les modalités de congé maternité, les indemnités, et les possibilités d’aménagement du temps de travail.

Appliquer l’égalité de traitement

La salariée en congé maternité doit être traitée de manière équitable par rapport aux autres salariés, en évitant toute discrimination liée à la grossesse ou à la maternité.

Adapter le poste de travail si nécessaire

Des mesures pour adapter le poste de travail de la salariée à son retour de congé maternité doivent être proposées, notamment si elle a besoin d’équipements spécifiques.

Faciliter l’allaitement

Lorsque la salariée reprend le travail après son congé maternité, l’employeur doit mettre en place des mesures facilitant l’allaitement, comme la mise à disposition d’un local dédié pour l’allaitement ou l’expression du lait.

Comment bien accompagner ses salariées enceintes ?

Le mot d’ordre pour accompagner correctement vos salariées enceintes pendant leur congé maternité est « transparence et communication ». Plus vous échangerez d’informations, plus les choses seront facilitées à chaque étape pour vous et pour votre collaboratrice. Notez, par exemple, que la salariée n’a aucune obligation de vous avertir de sa situation. Cependant, plus tôt vous saurez ce qu’il en est, mieux vous pourrez agir (avant, pendant et après le congé). Or, les salariées n’accepteront de vous faire confiance que si vous leur présentez clairement votre politique en matière de congé maternité.

Avant : préparer le départ

Voici 4 actions à mettre en place dès maintenant pour faciliter le futur départ de votre salariée enceinte :

1. Informez la salariée de ses droits (durée, rémunération, etc.) et prévoyez un entretien individuel pour discuter des attentes liées à cette situation (autant les siennes que les vôtres).
2. Fournissez un accompagnement administratif pour les formalités liées au congé maternité (comme la constitution du dossier de demande d’IJSS auprès de la sécurité sociale).
3. Organisez une réunion de transition avec la salariée, son supérieur hiérarchique et le service des ressources humaines pour discuter des projets en cours, des responsabilités, et pour planifier la délégation des tâches pendant l’absence.
4. Mettez en place un plan de succession en identifiant une personne (en interne ou en externe) qui assumera temporairement ses fonctions.

Pendant le congé maternité

Une fois votre salariée en congé maternité, la communication doit rester de mise. N’hésitez pas à maintenir le contact et le lien social, tout en respectant ses préférences. Donnez lui accès aux informations essentielles sur l’entreprise (en cas de changements survenus pendant son absence notamment). Et surtout, planifiez son retour (date, modalités, aménagements possibles…). Une fois que vous connaissez sa date de reprise, vous pouvez organiser une visite avec le médecin du travail pour confirmer qu’elle est bien apte à revenir en entreprise.

Après : accompagner le retour de congé pour une reprise en douceur

Pour accueillir votre salariée dans les meilleures conditions après son congé maternité, vous pouvez :

– Organiser un entretien de retour. La loi prévoit d’ailleurs un entretien professionnel avec la salariée à son retour de congé maternité pour évaluer les perspectives d’évolution professionnelle, aussi bien en termes de qualification que d’emploi. Pour ce faire, vous pouvez, par exemple, vous appuyer sur un logiciel d’entretien professionnel spécifique.

– Aménager son poste de travail et ses horaires en fonction de ses besoins.

– Prioriser les tâches afin que la réintégration soit bien progressive.

– Effectuer un suivi régulier pour vous assurer que la reprise se fait correctement.

Pour conclure, une gestion empathique du congé maternité renforce le lien entre l’entreprise et ses salariées. Si vous favorisez un retour progressif, des ajustements adaptés et une communication ouverte, vous pourrez jouer un rôle clé dans le bien-être des salariées, renforçant ainsi leur fidélité et la culture d’entreprise.

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