Alexandre Diard La digitalisation des outils et des pratiques a désormais atteint le secteur du recrutement. Les professionnels du secteur disposent d’un nouvel outil pour réaliser et suivre leurs recrutements. L’ATS recrutement est LE logiciel à avoir pour centraliser les données et automatiser les tâches. Souvent utilisé en mode Saas, il est consultable par tout le monde et partout. L’ATS recrutement, ou comment gagner du temps sans perdre en contact humain ?
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Qu’est-ce qu’un ATS recrutement ?
Définition
Un ATS recrutement (Applicant Tracking System), ou logiciel de gestion des candidatures en français, est un software dédié au recrutement. Généralement intuitif et ergonomique, il permet de gérer l’ensemble du parcours de recrutement, jusqu’à l’embauche. Ainsi, les entreprises ne sont plus obligées d’externaliser leurs recrutements aux cabinets de recrutement, aux agences d’intérim ou aux chasseurs de tête. Elles gèrent, en toute autonomie, la publication de leurs annonces d’emploi et le suivi des candidatures.
Saas ou on-demand pour son ATS recrutement ?
Afin de gagner du temps et d’optimiser leurs processus, les recruteurs misent sur la digitalisation des outils. L’e-recrutement prend progressivement la place du recrutement « papier ». Les start-ups comme les grands groupes ont développé ces dernières années un grand nombre d’ATS recrutement. La tendance va vers le logiciel en Saas.
Le logiciel de gestion des candidatures peut être utilisé seul, ou couplé avec d’autres logiciels RH pour former un SIRH complet et collaboratif. C’est d’ailleurs ce que propose PeopleSpheres à travers sa solution Saas (installée sur des serveurs en ligne). En plus d’être ergonomique, flexible et personnalisable, elle vous permet de protéger vos données en utilisant le cloud pour tout stocker. Aucun incident en interne, sur vos serveurs ou réseaux, ne viendra donc détruire votre base de données.
En outre, il est plus facile et plus rapide d’installer les logiciels en mode Saas comparé aux on-premise. Accessibles via Internet, ils sont consultables de partout, à tout moment et avec tous les appareils (ordinateurs, téléphones, tablettes)
Les 6 avantages d’un logiciel de gestion des candidatures
Centraliser les informations
Les recruteurs utilisent l’ATS pour chaque étape de leurs campagnes de recrutement. L’outil remplace à la fois la boîte mail, les dossiers papier remplis de CV et le fichier informatique contenant toutes les informations sur les candidats. Donc au lieu d’avoir des informations dispersées dans plusieurs outils, tout est centralisé dans l’ATS recrutement.
L’équipe de recrutement reçoit les candidatures directement dans le logiciel. Ainsi, le CV et la lettre de motivation du candidat qui répond à une offre atterrissent instantanément dans la base de données. Il est parfois possible d’importer des candidatures sourcées, via LinkedIn par exemple. Toutes les informations présentes en ligne sur le profil du candidat sont ainsi enregistrées. Plus besoin de saisir à la main son parcours scolaire, ses expériences professionnelles, ni ses compétences. Enfin, l’utilisateur a la possibilité d’insérer manuellement des profils. Comme lorsque l’entreprise souhaite proposer un recrutement interne et offrir une évolution de carrière à ses propres collaborateurs.
Cette CVthèque exhaustive peut contenir un très grand nombre de candidatures, qu’elles soient reçues en réponse à une offre, de manière spontanée ou issues d’une opération de sourcing, voire d’une cooptation. C’est également un vivier prêt à l’emploi pour le recrutement en cours ou pour le prochain. L’ATS recrutement est prévu pour retrouver en un instant une candidature à l’aide de sa fonctionnalité de recherche par mot-clé. Ce qui est très utile dans le cadre d’une recherche par compétences techniques, savoir-être ou motivation.
Automatiser les actions
Gagner du temps dans la diffusion des offres d’emploi est l’un des gros avantages d’un ATS recrutement. L’outil favorise la multidiffusion des annonces sur les sites d’emploi. Il suffit de rédiger son annonce sur le logiciel, puis de sélectionner le ou les canaux, le tour est joué en quelques clics seulement. Jobboards, réseaux sociaux professionnels et/ou site intranet, à vous de choisir les canaux de recrutement les plus adaptés au profil recherché.
En 2016, selon une étude menée par Regionsjob, presque 3 candidats sur 4 ne recevaient pas systématiquement une réponse après avoir postulé à une annonce. L’automatisation et la planification des réponses sont désormais possibles avec un ATS. Vous pouvez, par exemple, programmer le logiciel pour qu’il envoie un mail au candidat à la réception de son CV, pour confirmation de réception. Une fois la campagne de recrutement terminée et le talent recruté, faites un retour négatif plus ou moins personnalisé aux candidats non retenus grâce à l’outil.
Contrairement à ce que l’on pourrait penser, utiliser un ATS recrutement ne conduit pas à moins d’échanges et de relations humaines. C’est d’ailleurs l’inverse, car non seulement les recruteurs peuvent automatiser leurs actions (donc envoyer plus facilement des réponses), mais grâce au temps gagné à l’aide de l’automatisation de leurs tâches, ils peuvent passer plus de temps avec les candidats en entretien par exemple.
Favoriser la collaboration
L’ATS recrutement n’est pas réservé à l’équipe de recruteurs, les managers ont parfois accès à l’outil. Cela favorise notamment la collaboration entre les différents décisionnaires au sujet de la personne qui postule. Chacun a accès à des fonctionnalités précises, liées à son degré d’intervention dans le processus. Ainsi, un manager a généralement accès au moins à la lecture au logiciel. Ceci afin de consulter les informations sur les candidats et l’état d’avancement du recrutement de son futur collaborateur. Dans d’autres cas, les managers ont accès en écriture à l’ATS dans le but de les impliquer encore plus, en les laissant par exemple saisir les comptes rendus de leurs entretiens.
Souvent un système de workflows aide à visualiser l’état de validation d’une candidature. En un clin d’œil les utilisateurs voient quels candidats ont été validés par le service RH, par le N+1, voire par d’autres personnes, le cas échéant.
Renforcer sa marque employeur
Les entreprises ont l’opportunité d’améliorer leur image employeur avec l’aide de leur ATS recrutement. Le processus de candidature et les délais de réponses sont raccourcis. Les différentes étapes du recrutement sont plus organisées, offrant une image plus professionnelle aux candidats. Tout ceci entraîne une expérience candidat très agréable, et permet à l’entreprise de se démarquer des concurrents.
Certains ATS disposent de la fonction entretien vidéo ou téléphonique. L’entretien de recrutement se fait alors à distance, pour plus de flexibilité sur l’horaire ou la date. Cela limite aussi les déplacements, point positif à bien des égards. Les méthodes de recrutement modernes sont assez bien vues par les candidats. Elles dégagent aussi une image dynamique de votre entreprise.
Nous avons vu plus haut que l’ATS favorisait la mobilité interne. Une structure qui offre à ses salariés l’opportunité d’évoluer offre une bonne image d’elle-même. Que ce soit pour fidéliser son personnel, comme pour attirer de nouveaux talents.
Analyser et piloter le recrutement
L’ATS recrutement n’est pas qu’un outil de gestion des étapes qui précédent l’embauche, c’est aussi un outil d’analyse et de pilotage. Le DRH et l’équipe de recruteurs se servent du logiciel pour évaluer et adapter la stratégie de recrutement. En effet, les données d’une première campagne servent à déterminer les actions utiles et pertinentes. En analysant toutes les données, le pôle recrutement est capable de déterminer si les retours ont été nombreux via tel ou tel site emploi, par exemple. Il peut ensuite choisir le ou les canaux les plus efficaces pour un prochain recrutement similaire.
Le Big Data (ou données massives en français) tend à s’introduire dans la gestion du recrutement. L’idée est que des algorithmes collectent, traitent et organisent un grand nombre de données afin de les relier les unes aux autres. En récupérant les données concernant les recrutements, les algorithmes peuvent ensuite déterminer la qualité d’un recrutement. Nombre de vues d’une offre, nombre de clics sur l’annonce, adéquation avec le profil recherché… Toutes ces informations se révèlent très utiles pour piloter correctement les recrutements et sa GEPP si l’on voit plus loin.
Respecter les dispositions légales
Étant donné toutes les informations personnelles présentes sur un CV, l’entreprise doit faire attention à respecter les dispositions légales à ce sujet. L’avantage d’utiliser un ATS recrutement c’est aussi d’être encadré quant au RGPD. En France, les données sur les candidats ne doivent pas être conservées plus de 2 ans. Les logiciels sont paramétrés pour demander et suivre le consentement des candidats. En paramétrant des alertes, vous vous assurez de ne pas dépasser les délais en vigueur.
Il n’est pas évident d’être au fait des lois concernant la rédaction des annonces d’emploi. Heureusement, le logiciel vous assure une barrière de sécurité quant à la discrimination. Concrètement, la loi impose l’utilisation du double genre dans les offres d’emploi (comme « H/F » ou « un/une »). L’ATS est là pour vous guider et vous empêcher de rédiger une annonce sans forme inclusive, dans le titre notamment.
Réduire le processus de recrutement, gagner en efficacité, garder le contact avec les candidats, tous les chargés de recrutement aimeraient tendre vers cela. L’ATS recrutement est l’outil idéal des e-recruteurs. Il est tellement simple d’utilisation et complet qu’il accompagne aussi les novices en la matière. Encadrement légal, réponses systématiques, exports pour analyse des données, tout est fait pour faciliter le travail des recruteurs. Pour aller encore plus loin dans l’automatisation du recrutement et gagner encore plus de temps, les recruteurs ont-ils intérêt à utiliser l’intelligence artificielle ?
